gestione dei documenti

La gestione dei documenti nelle strutture tecniche complesse

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La gestione dei documenti strutturata DMStec nelle strutture tecniche complesse

Quando si parla di aziende di ingegneria meccanica e impiantistica occorre andare oltre i semplici sistemi di gestione dei documenti: in questo caso si tratta di gestire strutture di progetti, prodotti o infrastrutture in modo indipendente dal documento e dalla sua semplice archiviazione. Insieme al PDM, questo aspetto costituisce la base per creare una strategia di processo vincente nel Product Lifecycle Management (PLM).

Perché non è conveniente utilizzare il File System?

Oggi il numero di dati e di documenti da gestire è sempre crescente e affidarsi al mero File System di Microsoft può, oltre che essere limitante, anche essere poco efficace e affidabile: errori di archiviazione, difficoltà di reperimento dell’informazione, duplicazione dei dati senza avere la certezza dell’ultima versione aggiornata, etc… Conviene correre questo rischio, a discapito della redditività stessa dell’azienda?
Basandosi su semplici sistemi documentali, invece, non è possibile sapere con immediatezza quante volte un elemento compare in un determinato impianto e dove è installato.

La gestione dei documenti strutturata: il DMStec

Le soluzioni DMStec consentono, mediante riferimenti, di creare le strutture di un prodotto, un progetto o un impianto complesso in modo indipendente dai documenti e quindi memorizzare i documenti in queste strutture. Eventuali modifiche avvengono alla fonte, con la certezza di avere sempre a disposizione la versione aggiornata: è questa la base per creare i dossier di macchina e di progetto non più statici, bensì dinamici e che siano connessi all’intero ciclo di vita del prodotto.

Sei interessato ad approfondire l’argomento? PRO.FILE rappresenta una soluzione completa per gestire anche la gestione dei documenti strutturata DMStec. Contattaci per maggiori informazioni!

Sei curioso di capire come PRO.FILE potrebbe collocarsi all’interno della tua realtà aziendale, e come potremmo collaborare insieme?

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Perché conviene intraprendere la dematerializzazione in azienda?

Perché scegliere la dematerializzazione?

Dematerializzare significa passare sempre più da una gestione del documento su carta ad una gestione su supporto informatico. Ma perché conviene ripensare e riorganizzare tutta la propria informazione aziendale abbandonando progressivamente il supporto cartaceo?

Una ricerca  di carattere internazionale condotta da IDC (International Data Corporation) ha rilevato che il 55% dei documenti prodotti all’interno di una azienda nasce cartaceo e continua solo così la propria vita, assorbendo nella sua gestione circa 3,6 ore/settimana per ciascun lavoratore: ciò significa difficoltà di archiviare, condividere, ricercare i dati quando servono e possibilità di perdita e/o deterioramento.  Conviene continuare su questa strada? No, e di ciò sono convinte anche le aziende intervistate dall’Osservatorio Digital Innovation del PoliMi che individuano come prioritario l’intervento in conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca più efficiente; il risparmio deriverebbe da una maggiore produttività, accuratezza e ottimizzazione dello spazio.

Quanto si può risparmiare?

Innanzitutto occorre essere consapevoli di quanto tale comportamento sia gravoso sul bilancio aziendale la produzione e la gestione di un singolo documento cartaceo: alcuni studi si attestano a 2,00 €/anno per ciascun foglio, contando anche il costo del personale che viene impiegato in una attività per nulla produttiva e spesso inutile. Senza contare il costo ambientale, con una risparmio di decine di migliaia di alberi abbattuti e milioni di tonnellate di CO2 prodotta.

Oltre al risparmio meramente economico, occorre tenere in considerazione anche:

  • il recupero di produttività, con semplificazione dei processi;
  • la maggiore accessibilità e condivisione tra coloro che sono autorizzati alla visione, senza continui scambi di mail interne;
  • il potere di ricerca del Searchable Text, grazie alla scansione OCR.

Come intraprendere il processo di dematerializzazione in azienda? Scegli la competenza di CADTEC: come gestire l’informazione in azienda e tutti i flussi che la governano. Contattaci e spiegaci le tue esigenze: valuteremo insieme il percorso di digitalizzazione migliore per le tue esigenze.

Leggi l’articolo originale su TechEconomy

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PLM: ridurre il TCO con una soluzione configurabile e a step autoconsistenti

La scelta del PLM: nessun compromesso!

Non servono compromessi quando si parla di soluzioni PLM, PDM e DMS. Molto spesso le grandi suite di PLM si presentano alla media e grande azienda con offerte ‘civetta’ e di ‘benvenuto’, integrazioni a sistemi ERP realizzate in modo artigianale, prodotti addizionali di fornitori di sistemi CAD. Quando si tratta di scegliere un PLM, PDM e DMS la decisione non è per nulla semplice….

A prima vista la scelta sembra orientarsi verso sistemi supplementari PDM sviluppati dai fornitori CAD e ERP – che mostrano in genere molto presto i loro limiti – o i pacchetti di base delle grandi suite PLM a orientamento globale.

I vantaggiosi pacchetti di base dei grandi produttori sembrano, da una prima analisi, interessanti, ma questo tipo di soluzioni ridotte richiedono, già al più piccolo ampliamento, un adattamento con una dispendiosa personalizzazione per rispondere alle effettive esigenze dell’azienda: si tratta nella maggior parte dei casi di costosi servizi di programmazione con intervento di esperti dall’estero ed un inevitabile allungamento dei tempi di messa in produzione. La durata dei progetti aumenta e anche il Total Cost of Ownership (TCO) si incrementa a ogni ampliamento, portando l’azienda al limite del proprio budget.

La prima inevitabile conseguenza? L’80% del budget viene speso per implementare il software, mentre solo il 20% viene destinato per la realizzazione dell’obiettivo concreto del progetto: ed è così che vengono messe in opera solo una parte delle funzioni esistenti, trascurando spesso quelle che sono più importanti ma che richiedono un maggiore sforzo.

Qual è allora la possibile alternativa?

Meglio considerare una soluzione configurabile, a implementazione graduale e senza la necessità di grossi ed impegnativi progetti preliminari: ciò significa ottenere un TCO basso nel lungo periodo, ma con la capacità di affrontare tematiche importanti come l’integrazione multi-CAD, la continuità del progetto, il controllo dei processi, la funzionalità del DMS e la meccatronica.

A conti fatti, l’80% del budget di spesa fissato viene destinato al progetto per la realizzazione dell’obiettivo auspicato e solo il 20% per il Vehicle Software. Il 25% dei costi necessari nel processo descritto precedentemente è il risultato standard di progetti correlati.

La soluzione PRO.FILE di Product & Document Lifecycle Management è formata, come descritto, da un software configurabile e da uno speciale concetto d’implementazione chiamato EASY.CON adatto alla media e medio-grande azienda e con tempistiche di go-live ridotti, grazie alle best practice di oltre 30 anni di PROCAD.

L’articolo originale è pubblicato nel sito fabbricafuturo.it

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PDM

7 motivi per gestire i dati CAD con una soluzione PDM

PDM

I dati CAD, il principale know-how di una azienda manifatturiera

I dati e gli assiemi CAD rappresentano per qualunque azienda del settore manifatturiero ed ingegneristico un importante patrimonio di informazione: è per questo motivo che è indispensabile conservarlo in modo organizzato, strutturato e efficace così da valorizzarlo nel corso del tempo in un sistema PDM. E questo al di là di ogni singolo modello CAD, disegno o distinta base. Le informazioni legate al dato CAD comprendono una variegata serie di calcoli, note destinate ai reparti produttivi,piani di lavoro e montaggio, specifiche proprie della singola commessa, etc…

I vantaggi dell’utilizzo di un PDM

Introdurre nell’organizzazione aziendale ed utilizzare nel lavoro quotidiano una soluzione PDM per la gestione dei dati di prodotto offre numerosi vantaggi e porta in rapido tempo ad un ritorno dell’investimento:

1. Archiviazione sicura, certezza del dato e accesso gestito tramite permessi configurabili.

2. Reperimento dei dati di prodotto e dei componenti mediante ricerche intelligenti, al fine di favorire il riutilizzo.

3. Tracciabilità delle modifiche, garanzia di operare sempre sulla versione più aggiornata.

4. Accesso ai documenti anche dagli altri dipartimenti aziendali, dedicando l’Ufficio Tecnico e R&D ad attività a maggior valore aggiunto.

5. Integrazione e connessione bidirezionale con il sistema ERP per un continuo scambio di dati.

6. Gestione delle modifiche / versioni / revisioni.

7. Base fondamentale per una gestione multi-CAD.

Con PRO.FILE è possibile gestire correttamente i dati generati da diversi sistemi (CAD meccanici, elettrici ed elettronici) 🔜 scopri le funzionalità di PRO.FILE, Product & Document Lifecycle Management

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18.07.2019 | Webinar. Ottimizzazione delle parti (componenti, articoli e codici)

Segna l’appuntamento in calendario:
Giovedì 18 luglio 2019 | ore 16:00

Si possono ottenere notevoli risparmi economici attraverso una gestione sistematica dei componenti, articoli e codici. Una gestione ottimizzata dei componenti significa anche l’integrazione di CAD, PLM e ERP per rendere più trasparente la gestione di tutte le informazioni di prodotto.

La ricerca scientifica e l’esperienza concordano ampiamente quando si tratta di valutare i componenti da riutilizzare: il numero di doppioni, sia dei componenti di produzione propria che dei componenti acquistati da subfornitori, è alto. Attraverso una gestione ottimizzata è possibile risparmiare circa il 10 – 15 % dei componenti e dei relativi costi.

Le soluzioni PLM si sono dimostrate efficaci per consentire alle aziende di riutilizzare sistematicamente parti e componenti

  • fornendo loro una panoramica di tutte le parti e di tutti i componenti e indicando il modo in cui vengono usati;
  • utilizzando gli elenchi delle caratteristiche secondo la norma DIN 4000 e integrando eCl@ss;
  • incorporando funzioni di ricerca per il facile recupero di parti e componenti acquistati da subfornitori;
  • utilizzando le funzionalità di ricerca geometrica per identificare componenti simili;
  • garantendo una terminologia armonizzata che superi le barriere linguistiche e territoriali.

Oltre alla fornitura dei dati, le soluzioni PLM vengono impiegate anche per gestire e documentare i processi di sviluppo e assicurare che vengano rispettate le regole per il riutilizzo dei componenti.

Il webinar vi mostrerà come utilizzare il PLM per affrontare e migliorare in modo significativo il riutilizzo delle parti. Esempi pratici di successo verranno presentati per dimostrare l’applicazione sul campo.

Agenda del webinar – Seminario on line gratuito

  • Classificazione: albero di prodotto (o di commessa)
  • Come ridurre il numero di componenti, codici e articoli
  • Il flusso del dato aziendale: dal CAD al PLM all’ERP

Non sei riuscito a partecipare all’evento, ma ti interessa approfondire l’argomento? Richiedi il podcast dell’evento, è gratuito!

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PROOM piattaforma digitale di collaborazione

L’alternativa a FTP, Dropbox & Co. per l’azienda? Esiste, e si chiama PROOM!

PROOM piattaforma digitale di collaborazione

La tua è una azienda manifatturiera che scambia file di grosse dimensioni con i propri partner esterni? Hai necessità di una soluzione settoriale e sicura? Metti da parte FTP e Dropbox e scegli di lavorare con una piattaforma studiata specificamente per le aziende manifatturiere!

E-mail e FTP continuano ad essere soluzioni di interscambio file comunemente impiegati per file tecnici e aziendali. Tuttavia, entrambe le procedure presentano degli inconvenienti evidenti: lo scambio di e-mail non è sicuro né controllato e risulta poco adatto a file di grosse dimensioni. I file sono disponibili solo nella posta in arrivo e per essere caricati nell’area riservata è necessaria l’intervento umano. Durante il trasferimento FTP, i file vengono scambiati tra due server FTP, ma l’installazione in azienda è molto onerosa. Inoltre, è possibile solo l’upload e il download dei file.

Le esigenze delle imprese tecniche di ingegneria

Nel lavoro tecnico quotidiano vengono scambiati soprattutto file riservati e confidenziali che contengono know-how interno, di grosse dimensioni e soggetti a numerose modifiche. E’ perciò necessario un Managed File Transfer controllato tramite stanze di progetto virtuali, trasferire quantità di dati di qualsiasi dimensione e offrire possibilità di versioning e registrazione della attività basate su dati.

In questo modo clienti, fornitori e collaboratori esterni possono essere collegati e collaborare facilmente, indipendentemente dal luogo in cui si opera. Se vuole rappresentare un’alternativa ad e-mail e FTP, una piattaforma di scambio dei documenti per le imprese d’ingegneria deve essere mirata specificamente alla cooperazione al progetto e consentire una collaborazione controllata e concreta nei progetti.

I partner collaborano attraverso una stanza di progetto centrale

PROOM è stato concepito come sistema settoriale per soddisfare appositamente tali esigenze ed è, pertanto, consigliato come alternativa ideale a FTP e Dropbox o ad altre piattaforme tradizionali. La comunicazione e lo scambio di file con la piattaforma di scambio di PROCAD avvengono a livello centrale attraverso una stanza di progetto nel Public o Private Cloud. Invece di generare copie locali presso ciascun partner, i documenti e le informazioni vengono reperiti a livello centrale e possono essere recuperati oltre i confini aziendali e di sistema.
L’alternativa a FTP, Dropbox & Co. PROOM per le imprese d’ingegneria.

Facile. Controllato. Confidenziale. PROOM: la piattaforma digitale di condivisione dei documenti e la collaborazione con partner esterni nelle imprese di ingegneria.

Vuoi approfondire l’argomento? Vuoi valutare come PROOM potrebbe aiutarti a gestire in modo più concreto i tuoi progetti e la collaborazione con i tuoi partner? Contattaci per una consulenza gratuita o per fissare una demo di PRO.FILE direttamente presso la tua sede aziendale.

Fonte dell’articolo e credits immagine: Blog Pro.file Italia

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quick start package

Sostituire il PDM o PLM in uso, ecco una soluzione flessibile!

quick start package

Stai pensando di sostituire il PDM o PLM?

Quali sono i principali motivi che spingono una azienda a sostituire il PDM in uso?

Ad esempio,

  • il vecchio PDM non viene più sviluppato (è il caso, ad esempio, di Autodesk PSP).
  • i nuovi sistemi di progettazione CAD non sono più adatti al PLM già implementato.
  • non sono state sviluppate le interfacce tra CAD/PLM e il sistema gestionale ERP.

Qualunque sia la motivazione, la sostituzione pone anche alcuni dubbi circa la sicurezza nel passaggio dei dati al vecchio al nuovo sistema, le tempistiche e l’impatto sulla organizzazione interna, i criteri da utilizzare questa volta per la Software Selection, etc… alla luce anche di quanto effettuato in passato e dell’obiettivo che si intende perseguire con questa importante scelta…

Come valutare le diverse alternative?

Se è importante lo scambio di dati costante e certificato tra PDM e sistema ERP e la gestione dei processi di modifica allora è essenziale indirizzarsi verso una soluzione PLM (Product Lifecycle Management).

PRO.FILE come Product & Document Lifecycle Management è multi-CAD (CAD meccanici, elettrici e elettronici) e multi-ERP, può essere utilizzato per la gestione documentale strutturata tecnica (DMStec), consente di gestire processi e task aziendali e prevede – grazie all’Add-on PRO.CEED e ad una Workflow Engine integrata – la realizzazione di processi standardizzati e automatizzati.
La nostra soluzione inoltre si implementa tramite configurazione, racchiude un server protetto di archiviazione, offre massima flessibilità nel controllo dei permessi di accesso ed è la prima ad avere ampliato significativamente la classificazione esistente mediante l’integrazione dello standard eCl@ss.

Se stai valutando di sostituire il PDM o PLM, scegli PRO.FILE: presenta tutte le funzioni necessarie per gestire, controllare i dati e i documenti di prodotto con una visione end-to-end dei processi aziendali.

🔜 Richiedi il podcast del nostro webinar e la documentazione direttamente nella tua casella mail.

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12.12.2018 | Webinar: ROI Return on Investment. Il PLM vale l’investimento?

Come specialisti PDM/PLM spesso ci viene chiesto se le soluzioni PLM siano un investimento che conviene veramente. E noi vi dimostreremo che ne vale davvero la pena: gli ingegneri e i progettisti impiegano oltre il 30% del loro orario di lavoro a cercare documenti e informazioni, coordinare i compiti e svolgere lavori di routine. I sistemi PLM contribuiscono in modo determinante a ridurre le attività improduttive.

In questo webinar riceverete maggiori informazioni sui vantaggi economici della gestione dei dati di prodotto (PDM) e della gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM).

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito

  • Riutilizzo dei componenti e possibilità di evitare doppioni
  • Sincronizzazione automatica dei dati di base
  • Coordinamento dei processi di modifica
  • Automazione dei documenti degli impianti

Non sei riuscito a partecipare all’evento, ma ti interessa approfondire l’argomento? Richiedi il podcast dell’evento, è gratuito!

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14.11.2018 | Webinar: Gestione documentale strutturata (DMStec) nelle aziende di Engineering e di impiantistica

Se desiderate sapere, in qualsiasi momento, a che punto è il vostro progetto, se volete essere sicuri che tutte le persone coinvolte possiedano lo stesso livello di conoscenza e se per voi è importante riconoscere per tempo eventuali irregolarità nel progetto in modo da poter reagire velocemente, vi mostreremo con un esempio pratico in che modo la soluzione DMStec di PRO.FILE vi supporta.

In questo Webinar imparerete come gestire in sicurezza ed in modo attendibile tutti i documenti e le vostre procedure nei progetti di Engineering, con una soluzione di gestione documentale strutturata.

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito

  • Collegare tutti i documenti nelle vostre strutture di commessa o di impianto
  • Mettere a disposizione di ogni dipendente i documenti giusti a seconda della sua funzione e dei suoi diritti utente assegnati
  • Garantire la trasparenza dello scambio di documenti con fornitori e responsabili per le autorizzazioni
  • Avere la sicurezza dell’aggiornamento di tutti i documenti relativi ad una commessa
  • Avere la garanzia della trasmissione dei documenti sempre corretti ed aggiornati a clienti e fornitori (Transmittals)

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10.10.18 | Webinar: Ottimizzazione delle parti (componenti, articoli e codici)

Si possono ottenere notevoli risparmi economici attraverso una gestione sistematica dei componenti, articoli e codici. Una gestione ottimizzata dei componenti significa anche l’integrazione di CAD, PLM e ERP per rendere più trasparente la gestione di tutte le informazioni di prodotto.

La ricerca scientifica e l’esperienza concordano ampiamente quando si tratta di valutare i componenti da riutilizzare: il numero di doppioni, sia dei componenti di produzione propria che dei componenti acquistati da subfornitori, è alto. Attraverso una gestione ottimizzata è possibile risparmiare circa il 10 – 15 % dei componenti e dei relativi costi.

Le soluzioni PLM si sono dimostrate efficaci per consentire alle aziende di riutilizzare sistematicamente parti e componenti:

  • fornendo loro una panoramica di tutte le parti e di tutti i componenti e indicando il modo in cui vengono usati.
  • utilizzando gli elenchi delle caratteristiche secondo la norma DIN 4000 e integrando eCl@ss.
  • incorporando funzioni di ricerca per il facile recupero di parti e componenti acquistati da subfornitori.
  • utilizzando le funzionalità di ricerca geometrica per identificare componenti simili.
  • garantendo una terminologia armonizzata che superi le barriere linguistiche e territoriali.

Oltre alla fornitura dei dati, le soluzioni PLM vengono impiegate anche per gestire e documentare i processi di sviluppo e assicurare che vengano rispettate le regole per il riutilizzo dei componenti.

Il webinar vi mostrerà come utilizzare il PLM per affrontare e migliorare in modo significativo il riutilizzo delle parti. Esempi pratici di successo verranno presentati per dimostrare l’applicazione sul campo.

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito

  • Classificazione: albero di prodotto (o di commessa)
  • Come ridurre il numero di componenti, codici e articoli
  • Il flusso del dato aziendale: dal CAD al PLM all’ERP

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