gestione dei documenti

La gestione dei documenti nelle strutture tecniche complesse

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La gestione dei documenti strutturata DMStec nelle strutture tecniche complesse

Quando si parla di aziende di ingegneria meccanica e impiantistica occorre andare oltre i semplici sistemi di gestione dei documenti: in questo caso si tratta di gestire strutture di progetti, prodotti o infrastrutture in modo indipendente dal documento e dalla sua semplice archiviazione. Insieme al PDM, questo aspetto costituisce la base per creare una strategia di processo vincente nel Product Lifecycle Management (PLM).

Perché non è conveniente utilizzare il File System?

Oggi il numero di dati e di documenti da gestire è sempre crescente e affidarsi al mero File System di Microsoft può, oltre che essere limitante, anche essere poco efficace e affidabile: errori di archiviazione, difficoltà di reperimento dell’informazione, duplicazione dei dati senza avere la certezza dell’ultima versione aggiornata, etc… Conviene correre questo rischio, a discapito della redditività stessa dell’azienda?
Basandosi su semplici sistemi documentali, invece, non è possibile sapere con immediatezza quante volte un elemento compare in un determinato impianto e dove è installato.

La gestione dei documenti strutturata: il DMStec

Le soluzioni DMStec consentono, mediante riferimenti, di creare le strutture di un prodotto, un progetto o un impianto complesso in modo indipendente dai documenti e quindi memorizzare i documenti in queste strutture. Eventuali modifiche avvengono alla fonte, con la certezza di avere sempre a disposizione la versione aggiornata: è questa la base per creare i dossier di macchina e di progetto non più statici, bensì dinamici e che siano connessi all’intero ciclo di vita del prodotto.

Sei interessato ad approfondire l’argomento? PRO.FILE rappresenta una soluzione completa per gestire anche la gestione dei documenti strutturata DMStecContattaci per maggiori informazioni!

Sei curioso di capire come PRO.FILE potrebbe collocarsi all’interno della tua realtà aziendale, e come potremmo collaborare insieme?

Approfondiremo gli argomenti di tuo interesse, o fisseremo una demo di prodotto realizzata specificatamente per la tua realtà aziendale !

30.04.2020 | Webinar: La gestione dei contratti con PRO.FILE e PRO.CEED

Webinar: Giovedì 30.04.2020 alle ore 16:00 

Sfida: Il mancato rispetto delle scadenze e degli obblighi contrattuali può avere conseguenze negative!

Alcuni aspetti all’interno dei contratti, come ad esempio, la scadenza del periodo di garanzia, non vanno dimenticati e dovrebbero essere messi a disposizione delle persone giuste al momento opportuno.

Sapreste dire in un solo click:

  • quali contratti sono in corso nella vostra azienda?
  • quali contratti avete concluso e con chi?
  • quali sono le scadenze dei singoli contratti?
  • quali contratti rappresentano i maggiori rischi per l’azienda?

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito:

  • Quali processi puoi automatizzare con la gestione digitale dei contratti ?
  • PRO.CEED e le singole discipline nella gestione digitale dei contratti
  • Esempio di best practice del nostro cliente Mubea
  • Gestione dei rischi, controllo dei costi, gestione dei reclami

Servitizzazione ed esperienza con PRO.FILE Italia

I concetti di servitizzazione ed esperienza sono il focus su cui si è concentrata la Tavola Rotonda organizzata da ESTE e consultabile nella versione sfogliabile online.

I player del mercato delle PLM si sono messi a confronto sul futuro del settore. A rappresentare PRO.FILE Italia Enrico Borca, Sales & Partner Manager: “bisogna (…) usare un linguaggio corretto per indirizzare il PLM come Digital Platform in una visione d’insieme sulla gestione di tutti i dati e documenti aziendali”.

Vuoi sfogliare l’articolo originale su Sistemi & Impresa ESTE di Marzo 2020? Clicca sull’immagine sottostante!

23.04.2020 | Webinar: PLM Highlights – mantenere l’ordine con intelligenza.

Webinar: Giovedì 23.04.2020 alle ore 16:00 

Sfida: maggiore produttività con un sistema PLM

L’ordine rappresenta metà della vita … ma allora l’altra metà è dominata da confusione di dati, ricerche e malintesi? Per l’appunto nei reparti tecnici, circa il 25% dell’orario di lavoro viene perso in ricerche e chiarimenti, con dispendiose conseguenze.
Nel nostro Webinar vi mostriamo come ordinare i vostri dati e i documenti con un sistema Product e Document Lifecycle Management.
L’obiettivo: una ricerca veloce, senza perdite di tempo e diventando più produttivi.

Il sistema PLM e DMStec PRO.FILE, rivolto specificamente alla media e medio-grande azienda manifatturiera, di Engineering e impiantistica, vi offre la base per ritrovare velocemente i dati, evitando lunghe ricerche.

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito:

  • i principi secondo i quali ordinare al meglio file e documenti
  • in che modo PRO.FILE vi sarà d’aiuto

Perché conviene intraprendere la dematerializzazione in azienda?

Perché scegliere la dematerializzazione?

Dematerializzare significa passare sempre più da una gestione del documento su carta ad una gestione su supporto informatico. Ma perché conviene ripensare e riorganizzare tutta la propria informazione aziendale abbandonando progressivamente il supporto cartaceo?

Una ricerca  di carattere internazionale condotta da IDC (International Data Corporation) ha rilevato che il 55% dei documenti prodotti all’interno di una azienda nasce cartaceo e continua solo così la propria vita, assorbendo nella sua gestione circa 3,6 ore/settimana per ciascun lavoratore: ciò significa difficoltà di archiviare, condividere, ricercare i dati quando servono e possibilità di perdita e/o deterioramento.  Conviene continuare su questa strada? No, e di ciò sono convinte anche le aziende intervistate dall’Osservatorio Digital Innovation del PoliMi che individuano come prioritario l’intervento in conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca più efficiente; il risparmio deriverebbe da una maggiore produttività, accuratezza e ottimizzazione dello spazio.

Quanto si può risparmiare?

Innanzitutto occorre essere consapevoli di quanto tale comportamento sia gravoso sul bilancio aziendale la produzione e la gestione di un singolo documento cartaceo: alcuni studi si attestano a 2,00 €/anno per ciascun foglio, contando anche il costo del personale che viene impiegato in una attività per nulla produttiva e spesso inutile. Senza contare il costo ambientale, con una risparmio di decine di migliaia di alberi abbattuti e milioni di tonnellate di CO2 prodotta.

Oltre al risparmio meramente economico, occorre tenere in considerazione anche:

  • il recupero di produttività, con semplificazione dei processi;
  • la maggiore accessibilità e condivisione tra coloro che sono autorizzati alla visione, senza continui scambi di mail interne;
  • il potere di ricerca del Searchable Text, grazie alla scansione OCR.

Come intraprendere il processo di dematerializzazione in azienda? Scegli la competenza di CADTEC: come gestire l’informazione in azienda e tutti i flussi che la governano. Contattaci e spiegaci le tue esigenze: valuteremo insieme il percorso di digitalizzazione migliore per le tue esigenze.

Leggi l’articolo originale su TechEconomy

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16.04.2020 | Webinar: Gestione Documentale Strutturata – DMStec

Webinar: Giovedì 16.04.2020 alle ore 16:00 

Sfida: tutti i documenti dei vostri prodotti o impianti sono gestiti e collegati in una struttura gerarchica?

Il webinar presenta quello che gli ingegneri si aspettano dai sistemi di gestione documentale e mostra come queste sfide possono essere superate con il DMStec.

I sistemi di gestione dei documenti per le aziende di produzione e di impiantistica devono essere in grado di soddisfare esigenze molto specifiche che vanno oltre le possibilità della maggior parte dei sistemi di gestione documentale. Questi sistemi devono offrire la possibilità di gestire i documenti in modo da rispecchiare i processi tipici delle aziende di produzione o di impiantistica e strutturare le informazioni sul prodotto (Distinte basi, codici articolo, commesse, WBS) insieme ai documenti stessi in una struttura gerarchica ad albero (DMStec).

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito:

  • Il DMS nelle aziende manifatturiere e di impiantistica
  • Gestione documentale strutturata di prodotto o di commessa
  • Gestione relazione gerarchiche tra: WBS di progetto, codici articoli prodotto e distinte base (BOM), files CAD, data sheet, documenti
  • Integrazioni con: email, Office e MS Project
  • Transmittal: trasmissione di documenti di progetto a clienti e fornitori
  • Visualizzazione disegni e documenti relativi ai codici prodotto direttamente nell’interfaccia ERP

09.04.2020 | Webinar: La gestione della commessa con il PLM

Webinar: Giovedì 09.04.2020 alle ore 16:00 

Sfida: Pianificare con efficacia ogni nuova commessa, le sue attività e le date, allocando le risorse verificandone preventivamente i carichi e le disponibilità

Oggi, sempre di più, le aziende si trovano ad affrontare importanti sfide:

  • I clienti vogliono prodotti personalizzati
  • La consegna rapida e tempestiva è un fattore competitivo fondamentale
  • Il servizio è parte integrante del prodotto

In questo webinar si dimostra come la gestione in tempo reale della commessa nel PLM renda facilmente raggiungibili i più comuni obiettivi di gestione dei progetti:

  • Pianificare con affidabilità i progetti, le date e le risorse
  • Riconoscere e aggiornare le modifiche alla pianificazione
  • Trovare velocemente tutti i dati, disegni e documenti inerenti alla commessa
  • Sapere sempre chi ha modificato, che cosa, e perché
  • Archiviare i documenti inerenti al progetto

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito:

  • Cos’è il PLM, Product Lifecycle Management?
  • Gestione dei dati di commessa
  • Gestione dei processi aziendali
  • Integrazione con MS Project
  • Scambio dati di commessa con utenti esterni

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Non preoccuparti!