Dematerializzare significa prima di tutto digitalizzare i processi, ovvero trasferire le informazioni dal formato fisico a quello digitale.
La maggior parte delle aziende di tutto il mondo sta riuscendo a ridurre notevolmente l’utilizzo della carta. Anche la Pubblica Amministrazione ha abbracciato il paradigma GED, della Gestione elettronica dei documenti, consigliando, talvolta obbligando, imprese e singoli cittadini ad adeguarsi alla documentazione elettronica per la redazione e la consegna agli uffici pubblici, di atti e procedure relativi alla propria attività.
A questo punto è interessante capire a che punto sia realmente l’applicazione dei processi di dematerializzazione nella vita quotidiana.
La Digital Trasformation è in continua espansione
Quando si parla di dematerializzazione è inevitabile fare riferimento alla “Digital Transformation”, oggi al centro delle discussioni in tutti i settori, soprattutto quando si parla di processi ICT.
Sergio Patano – Senior Research & Consulting Manager di IDC Italia, spiega il punto di vista di IDC su questi temi:
La digitalizzazione è un fenomeno che sta investendo le aziende già da diverse decadi. Tuttavia, la forza che sta dimostrando in questi ultimi anni è davvero impressionante». «L’universo digitale è in continua e costante espansione (…). Questi dati devono poi essere immagazzinati, gestiti, analizzati e resi sicuri, per far sì che non siano solo un costo per l’azienda ma che possano contribuire a generare valore e nuovi revenue stream.
La carta «continua a sopravvivere» in vari contesti aziendali nonostante le previsioni, ma le inefficienze prodotte dai processi documentali tradizionali e la velocità raggiunta dalle transazioni di business odierne rendono necessario abbracciare il nuovo paradigma della dematerializzazione applicato a tutti gli ambiti.
Per avere un’idea di quanto l’argomento sia di interesse comune, basta pensare, per esempio, alla difficoltà che si incontra nel condividere documenti tra le varie business unit e all’esterno con clienti, partner e fornitori; al dispendio di tempo e di costi per la classificazione e ricerca delle informazioni, e all’altissima percentuale di errori derivanti dalle attività manuali, nei più svariati settori.
La dematerializzazione
La dematerializzazione rappresenta sicuramente una possibile soluzione a tutte le limitazioni derivanti dall’abituale utilizzo della documentazione cartacea.
A questo proposito, le indagini condotte da IDC evidenziano come le aziende stiano affrontando il problema da due differenti punti di vista:
- il primo mira alla trasformazione intelligente in digitale dei documenti cartacei, tramite l’utilizzo, in aggiunta agli strumenti più tradizionali, di scanner stand-alone o stampanti multifunzione, delle nuove funzionalità di print & scan di cui i device mobili (tablet e smartphone) possono essere dotati.
- il secondo tende a generare direttamente in digitale i documenti frutto di una qualunque transazione informativa, attraverso l’implementazione di soluzioni di firma digitale o grafometrica di form elettronici, di cattura di informazioni da portali e siti web.
Numerosi i vantaggi derivanti dall’implementazione di nuove soluzioni “legate al concetto più ampio della dematerializzazione e dell’automazione dei processi“, secondo i sondaggi di IDC, tra i quali:
- la riduzione di oltre il 40%, dei documenti cartacei prodotti e circolanti all’interno dell’azienda, e dei relativi costi di stampa;
- un risparmio di tempo speso in attività document intensive, quantificato in oltre tre ore settimanali;
- la diminuzione pari al 50% circa degli errori manuali;
- un recupero molto più rapido (12%) delle informazioni;
- un decremento dei dei costi di archiviazione, di circa il 41%;
- un conseguente incremento di produttività, quantificabile in oltre il 40%.
Secondo IDC, la dematerializzazione è solo un aspetto della gestione documentale nel suo complesso. Molte aziende, consapevoli dei vantaggi a 360°che le nuove soluzioni porteranno, stanno focalizzando i propri investimenti e la propria attenzione su soluzioni tecnologiche in grado di automatizzare e semplificare i processi aziendali. «È importante mettere in evidenza che tali soluzioni non possono da sole risolvere i problemi se non sono accompagnate da un processo di change management che aiuti gli utenti a comprenderne i reali benefici e che aiuti a portare miglioramenti incrementali per l’azienda» – conclude Patano.
Elementi di un processo di dematerializzazione di successo
Ci sono alcune specifiche caratteristiche facilmente misurabili, che aiutano a comprendere se un progetto di dematerializzazione sarà in grado di centrare gli obiettivi prefissati:
- L’efficenza riscontrata dagli utilizzatori aumenta, e di conseguenza le tempistiche necessarie per creare e diffondere un documento sono più contenute;
- I costi di gestione delle informazioni sono ridotti;
- L’adeguamento e rispetto delle normative vigenti diviene sempre più automatico e la gestione è semplificata.
Dematerializzare i processi
Consideriamo le attività document intensive, cioè che prevedono un importante utilizzo di documenti all’interno di un’azienda, (ad es. la vendita e la fatturazione di un bene o di un servizio). Ogni settore aziendale svolge almeno una parte di un complesso processo, che parte dall’offerta e si conclude all’evasione e fatturazione dell’ordine. Si comprende quindi facilmente che la semplice digitalizzazione dei documenti non può che costituire uno degli step, per quanto indispensabili, della corsa verso una reale trasformazione digitale del modo di operare odierno, qualsiasi sia il tipo di attività che si conduce e qualsiasi sia l’ambito in cui si lavora o ci si muove.
La rilevanza giuridica dei documenti
Relativamente agli aspetti più legati alla pubblica amministrazione e quindi agli atti ufficiali, occorre sottolineare come l’accettazione dei documenti e dei processi digitali nelle transazioni poggi sulla loro validità e rilevanza giuridica, quindi a tutti gli effetti di legge, che essi devono necessariamente avere per sostituire a pieno titolo i processi cartacei tradizionali.
In ambito di pubblica amministrazione, per gli atti ufficiali, i processi cartacei sono sostituiti in toto da documenti e processi digitali che hanno la stessa validità e rilevanza giuridica. I documenti elettronici sono a tutti gli effetti equivalenti e sostituibili a quelli cartacei, sia che derivino dalla digitalizzazione di un documento cartaceo via scanner, sia che vengano generati direttamente in digitale da un file. In ogni caso il documento informatico contiene tutte le informazioni necessarie ad abilitare un processo e ha una validità completa anche dal punto di vista legale; deve essere accettato da tutti gli attori coinvolti nel processo stesso. La gestione di tutti gli aspetti informatici e delle ottimizzazioni coinvolte fa parte di quella categoria di soluzioni software e che viene identificata con l’ acronimo BPM (Business Process Management).
In conclusione
L’Italia si è posta in modo attivo all’interno di questo contesto di rinnovamento, assorbendo le idee più innovative messe in campo dalle tecnologie ICT, implementandole in leggi e normative che possono sostenere in modo concreto le aziende pronte ad accingersi a questo importante percorso di cambiamento.
Inoltre, aziende e governi, sembrano finalmente muoversi in accordo su un terreno che nonostante possa rivelarsi complesso e insidioso, si dimostra senza dubbio ricco di vantaggi e benefici tangibili. Del resto, lo sviluppo delle soluzioni dedicate a questo settore di mercato è stato e continua a essere notevole e costante.
E la tua azienda sa misurare il successo di un progetto di dematerializzazione?
Noi di Cadtec, possiamo supportarti dandoti alcune informazioni, o maggiori delucidazioni per poter valutare ed intraprendere al meglio questo percorso di cambiamento.
Siamo a tua disposizione per un supporto o un’assistenza specifica.
Fonte dell’articolo: datamanager.it
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