gestione dei documenti

La gestione dei documenti nelle strutture tecniche complesse

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La gestione dei documenti strutturata DMStec nelle strutture tecniche complesse

Quando si parla di aziende di ingegneria meccanica e impiantistica occorre andare oltre i semplici sistemi di gestione dei documenti: in questo caso si tratta di gestire strutture di progetti, prodotti o infrastrutture in modo indipendente dal documento e dalla sua semplice archiviazione. Insieme al PDM, questo aspetto costituisce la base per creare una strategia di processo vincente nel Product Lifecycle Management (PLM).

Perché non è conveniente utilizzare il File System?

Oggi il numero di dati e di documenti da gestire è sempre crescente e affidarsi al mero File System di Microsoft può, oltre che essere limitante, anche essere poco efficace e affidabile: errori di archiviazione, difficoltà di reperimento dell’informazione, duplicazione dei dati senza avere la certezza dell’ultima versione aggiornata, etc… Conviene correre questo rischio, a discapito della redditività stessa dell’azienda?
Basandosi su semplici sistemi documentali, invece, non è possibile sapere con immediatezza quante volte un elemento compare in un determinato impianto e dove è installato.

La gestione dei documenti strutturata: il DMStec

Le soluzioni DMStec consentono, mediante riferimenti, di creare le strutture di un prodotto, un progetto o un impianto complesso in modo indipendente dai documenti e quindi memorizzare i documenti in queste strutture. Eventuali modifiche avvengono alla fonte, con la certezza di avere sempre a disposizione la versione aggiornata: è questa la base per creare i dossier di macchina e di progetto non più statici, bensì dinamici e che siano connessi all’intero ciclo di vita del prodotto.

Sei interessato ad approfondire l’argomento? PRO.FILE rappresenta una soluzione completa per gestire anche la gestione dei documenti strutturata DMStec. Contattaci per maggiori informazioni!

Sei curioso di capire come PRO.FILE potrebbe collocarsi all’interno della tua realtà aziendale, e come potremmo collaborare insieme?

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Approfondiremo gli argomenti di tuo interesse, o fisseremo una demo di prodotto realizzata specificatamente per la tua realtà aziendale !

Perché conviene intraprendere la dematerializzazione in azienda?

Perché scegliere la dematerializzazione?

Dematerializzare significa passare sempre più da una gestione del documento su carta ad una gestione su supporto informatico. Ma perché conviene ripensare e riorganizzare tutta la propria informazione aziendale abbandonando progressivamente il supporto cartaceo?

Una ricerca  di carattere internazionale condotta da IDC (International Data Corporation) ha rilevato che il 55% dei documenti prodotti all’interno di una azienda nasce cartaceo e continua solo così la propria vita, assorbendo nella sua gestione circa 3,6 ore/settimana per ciascun lavoratore: ciò significa difficoltà di archiviare, condividere, ricercare i dati quando servono e possibilità di perdita e/o deterioramento.  Conviene continuare su questa strada? No, e di ciò sono convinte anche le aziende intervistate dall’Osservatorio Digital Innovation del PoliMi che individuano come prioritario l’intervento in conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca più efficiente; il risparmio deriverebbe da una maggiore produttività, accuratezza e ottimizzazione dello spazio.

Quanto si può risparmiare?

Innanzitutto occorre essere consapevoli di quanto tale comportamento sia gravoso sul bilancio aziendale la produzione e la gestione di un singolo documento cartaceo: alcuni studi si attestano a 2,00 €/anno per ciascun foglio, contando anche il costo del personale che viene impiegato in una attività per nulla produttiva e spesso inutile. Senza contare il costo ambientale, con una risparmio di decine di migliaia di alberi abbattuti e milioni di tonnellate di CO2 prodotta.

Oltre al risparmio meramente economico, occorre tenere in considerazione anche:

  • il recupero di produttività, con semplificazione dei processi;
  • la maggiore accessibilità e condivisione tra coloro che sono autorizzati alla visione, senza continui scambi di mail interne;
  • il potere di ricerca del Searchable Text, grazie alla scansione OCR.

Come intraprendere il processo di dematerializzazione in azienda? Scegli la competenza di CADTEC: come gestire l’informazione in azienda e tutti i flussi che la governano. Contattaci e spiegaci le tue esigenze: valuteremo insieme il percorso di digitalizzazione migliore per le tue esigenze.

Leggi l’articolo originale su TechEconomy

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14.02.2019 | Webinar. Best practice: integrazione CAD-PLM-ERP

Grazie a questo webinar potrai vedere come è possibile migliorare sensibilmente la collaborazione tra i team di progettazione da un lato e tra la pianificazione della produzione, la produzione e le squadre di acquisto, dall’altro.
Che cosa significa questo per te: dati anagrafici del lotto e le distinte materiali vengono sincronizzati automaticamente. Questo si traduce in un minor numero di errori e molto meno tempo sprecato.

Noi abbiamo le risposte a tutte le tue domande!

Agenda del webinar

  • Come coordinare e pianificare i team di progettazione e produzione
  • Tecniche di integrazione con il sistema ERP
  • Il flusso del dato aziendale: dal CAD al PLM all’ERP
  • Esempi concreti

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24.01.2019 | Webinar: PLM Highlights. Mantenere l’ordine con intelligenza

Segna l’appuntamento in calendario:
Giovedì 24 gennaio 2019
ore 16:00

L’ordine rappresenta metà della vita … ma allora l’altra metà è dominata da confusione di dati, ricerche e malintesi? Lo sai che nei reparti tecnici, circa il 25% dell’orario di lavoro viene perso in ricerche e chiarimenti, con dispendiose conseguenze?

Nel nostro Webinar puoi scoprire come ordinare i tuoi dati e i documenti con un sistema Product e Document Lifecycle Management.
L’obiettivo: una ricerca veloce, senza perdite di tempo e la possibilità di lavorare in modo più produttivo.

Il sistema PLM e DMStec PRO.FILE, rivolto specificamente alla media e medio-grande azienda manifatturiera, di Engineering e impiantistica, ti offre la base per ritrovare velocemente i dati, evitando lunghe ricerche.

Agenda del webinar

  • I principi secondo i quali ordinare al meglio file e documenti
  • In che modo PRO.FILE ti sarà d’aiuto

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10.10.18 | Webinar: Ottimizzazione delle parti (componenti, articoli e codici)

Si possono ottenere notevoli risparmi economici attraverso una gestione sistematica dei componenti, articoli e codici. Una gestione ottimizzata dei componenti significa anche l’integrazione di CAD, PLM e ERP per rendere più trasparente la gestione di tutte le informazioni di prodotto.

La ricerca scientifica e l’esperienza concordano ampiamente quando si tratta di valutare i componenti da riutilizzare: il numero di doppioni, sia dei componenti di produzione propria che dei componenti acquistati da subfornitori, è alto. Attraverso una gestione ottimizzata è possibile risparmiare circa il 10 – 15 % dei componenti e dei relativi costi.

Le soluzioni PLM si sono dimostrate efficaci per consentire alle aziende di riutilizzare sistematicamente parti e componenti:

  • fornendo loro una panoramica di tutte le parti e di tutti i componenti e indicando il modo in cui vengono usati.
  • utilizzando gli elenchi delle caratteristiche secondo la norma DIN 4000 e integrando eCl@ss.
  • incorporando funzioni di ricerca per il facile recupero di parti e componenti acquistati da subfornitori.
  • utilizzando le funzionalità di ricerca geometrica per identificare componenti simili.
  • garantendo una terminologia armonizzata che superi le barriere linguistiche e territoriali.

Oltre alla fornitura dei dati, le soluzioni PLM vengono impiegate anche per gestire e documentare i processi di sviluppo e assicurare che vengano rispettate le regole per il riutilizzo dei componenti.

Il webinar vi mostrerà come utilizzare il PLM per affrontare e migliorare in modo significativo il riutilizzo delle parti. Esempi pratici di successo verranno presentati per dimostrare l’applicazione sul campo.

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito

  • Classificazione: albero di prodotto (o di commessa)
  • Come ridurre il numero di componenti, codici e articoli
  • Il flusso del dato aziendale: dal CAD al PLM all’ERP

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19.07.18 | Webinar: PRO.FILE 8.7, pronti ad affrontare le sfide del futuro

Con PRO.FILE 8.7 vi assicurerete ancora più ordine e organizzazione nel vostro sistema

Ecco le innovazioni più importanti della nuova Release che verranno trattate nel webinar:

  • Utilizzo di Cartelle o Folder generici per l’aggregazione dei files e degli oggetti a discrezione del cliente
  • Creazione di Categorie per associare gli oggetti PRO.FILE secondo una logica
  • Estensione di funzionalità del Generic Job Server (ad esempio integrazione PRO.FILE – PROOM)
  • Conversione dei formati CAD di altri sistemi CAD in Inventor, Creo e SIEMENS NX
  • Disponibilità del PRO.FILE APP Server

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14.06.18 | Webinar: PLM Highlights, mantenere l’ordine con intelligenza

Nel nostro Webinar vi mostriamo come ordinare i vostri dati e i documenti con un sistema Product and Document Lifecycle Management.

L’obiettivo: una ricerca veloce, senza perdite di tempo e diventando più produttivi.

L’ordine rappresenta metà della vita … ma allora l’altra metà è dominata da confusione di dati, ricerche e malintesi? Per l’appunto nei reparti tecnici, circa il 25% dell’orario di lavoro viene perso in ricerche e chiarimenti, con dispendiose conseguenze.

Il sistema PLM e DMStec PRO.FILE, rivolto specificamente alla media e grande azienda manifatturiera, di Engineering e impiantistica, vi offre la base per ritrovare velocemente i dati, evitando lunghe ricerche.

Gli argomenti trattati insieme ed esempi pratici

  • I principi da tenere in considerazione per ordinare al meglio file e documenti
  • Il metodo PRO.FILE per mantenere l’ordine
  • Le nostre best practice

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L’era della dematerializzazione e la rivisitazione dell’utilizzo della carta

Oggetto delle più svariate teorie, alcune delle quali più o meno futuristiche come la società senza contanti, o le fabbriche di robot che prendono il posto degli uomini, la dematerializzazione è uno degli argomenti che stanno diventando sempre più attuali.

Le teorie futuristiche sulla scomparsa della carta

Varie le ipotesi prese in considerazione su questa materia, tra le quali quella dello scienziato dell’informazione anglo-americana Frederick Wilfrid Lancaster, il quale aveva previsto intorno agli anni 70, suscitando molto interesse da parte di media e accademie, che la carta sarebbe totalmente scomparsa entro la fine del diciannovesimo secolo, per poi ritardare le previsioni e posticiparle al 2090.

Una pesante eredità

Allo stato attuale, la larghissima diffusione dei dispositivi digitali, in aggiunta alla grande innovazione denominata Cloud, sembra voler fare il possibile per andare incontro alle previsioni dello scienziato, ma cavalcando il trend attuale, a quanto pare la carta è destinata a farci compagnia ancora per un bel po’, seppur in modo più moderato.

In alcuni e non troppo isolati casi, la predisposizione al passaggio digitale è ancora contenuta. Basti pensare ad esempio ai numerosi lettori appassionati alle letture dei libri “old style”, piuttosto che tribunali o i molteplici uffici pubblici dove i faldoni di carta, per obbligo o per scelta sono ancora una solida e pesante consuetudine.

I punti chiave della dematerializzazione

Sta di fatto però che l’utilizzo della carta è stato senza dubbio rivalutato, grazie anche alle tecnologie sempre più avanzate che supportano ampiamente questa tendenza. La dematerializzazione dei documenti nel settore B2B, grande innovazione che sta portando una migliore organizzazione, maggior sicurezza dei dati ed una perfetta integrazione digitale di tutti gli archivi.
Questo permette una maggior produttività individuale e aziendale. Oltre che un minore impatto ambientale, argomento che desta sempre maggior sensibilità.

L’impresa italiana, al passo con questo importante trend, nel 2017 ha finalizzato il 40% degli investimenti ai processi di digitalizzazione.
Importanti realtà italiane hanno già fatto passi avanti nell’ottica della dematerializzazione, come la Pubblica Amministrazione con la fatturazione elettronica, o il sistema Sanitario con l’introduzione del fascicolo sanitario elettronico, ad oggi attivo in 10 Regioni.

Benché sembri che la carta non voglia abbandonarci, la digitalizzazione sta facendo parecchi passi avanti e anche la sensibilità delle aziende italiane è sempre più ampia.
E la tua azienda come si sta adattando al nuovo trend? Ha già compreso le potenzialità che potrebbero nascere dalla digitalizzazione delle informazioni e dei processi?

Possiamo supportarti con una consulenza dedicata e dimostrarti come una gestione ottimizzata delle informazioni e dei processi può migliorare la qualità del tuo lavoro quotidiano.

Fonte dell’articolo: Repubblica.it

17.05.18 | Webinar: il PLM al di là dei confini aziendali – PROOM

In questo Webinar imparerete a gestire, direttamente dal sistema PLM PRO.FILE, lo scambio dei dati di prodotto e dei documenti di engineering con aziende esterne. Con PROOM, le classiche e-mail e i sistemi FTP vengono sostituiti da moderne aree di progetto, basate su cloud.
Tra gli importanti compiti del sistema PLM PRO.FILE rientra il controllo e la documentazione dei processi di sviluppo dei prodotti. Mediante l’integrazione di PRO.FILE, con PROOM potete trasferire ad un’azienda esterna i dati di prodotto di intere strutture, ad es. di un insieme inclusi tutti i documenti, con un semplice clic.
Il tutto avviene in modo sicuro e documentato per transmittal, attraverso un’area di progetto PROOM.

Contenuti del webinar – Seminario online gratuito

  • Ottimizzare la collaborazione con i partner di sviluppo esterni, con i fornitori e i clienti.
  • Lo scambio di documenti tecnici sensibili e delle informazioni viene documentato costantemente.
  • Stop alla confusione delle versioni generata durante lo scambio dei dati. Nella collaborazione potete concentrarvi sui contenuti, senza dovervi occupare di amministrazione o ricerca delle informazioni perse.

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Che successo lo User Meeting 2018!

Che soddisfazione!

Ha ottenuto riscontri molto positivi il PRO.FILE Italia User Meeting 2018, l’evento che si è svolto ieri presso la sede centrale del nostro cliente PERFORMANCE IN LIGHTING Group a Colognola ai Colli vicino Verona.
Il Gruppo Performance in Lighting, cliente PRO.FILE sin dal 2005, che ha gentilmente accettato di ospitare l’Evento, è tra i leader internazionali nel settore dell’illuminazione con varie sedi nel mondo.

Una giornata ricca di contenuti dove sono state presentate tutte le funzionalità di PRO.FILE e la nuova versione 8.7 e NEXT e che ha visto tra i relatori anche la partecipazione di PROCAD, l’azienda tedesca produttrice di PRO.FILE di cui PRO.FILE Italia è partner esclusivo dal 1999, oltre all’esperienza diretta con PRO.FILE maturata dal Gruppo Performance in Lighting.

Alcuni momenti salienti

Guarda in questo video i momenti più belli dell’evento!

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