La ricetta perfetta per guidare il Change Management con il PLM

Quando le aziende decidono di intraprendere un progetto PLM (Product Lifecycle Management) si aspettano di ottenere un cambiamento radicale nei risultati di business. Come? Fornendo l’accesso a dati di qualità, snellendo e razionalizzando i processi di sviluppo prodotto, migliorando l’efficienza aziendale. Molto spesso si definiscono obiettivi troppo alti e pretenziosi e – dopo grossi investimenti e sforzi – i benefici attesi non vengono raggiunti.

Le trasformazioni digitali basate sul PLM sono difficili perché abbracciano attività interdipartimentali, incrociando/scontrandosi con processi, cultura e sistemi ben consolidati e radicati. McKinsey & Company, nella sua ricerca The Inconvenient Truth About Change Management, afferma che circa il 70% di tutti i programmi di cambiamento falliscono. E il PLM non fa eccezione.

Perciò come occorre comportarsi? Esiste una ricetta segreta per affrontare le minacce comuni agli interventi di Change Management di successo?

Inizia la tua iniziativa di cambiamento con gli ingredienti giusti

Crea una visione convincente per il cambiamento: è la chiave per iniziare bene l’iniziativa PLM. Parti dal risultato in mente. La tua visione è una “immagine” di ciò che aspiri a raggiungere con il tuo programma di trasformazione PLM.
La tua visione deve andare oltre l’iniziativa di cambiamento stessa… oltre il problema che deve risolvere, per uno scopo più ampio e più significativo.
Una buona visione deve essere chiara e semplice: deve fornire direzione, ispirazione e impegno al cambiamento. Perché vale la pena cambiare? Ad esempio: per sviluppare prodotti o servizi migliori, per essere la prima azienda del settore completamente digitale end-to-end, per collaborare in modo stretto con clienti e fornitori grazie ad una condivisione più efficace dei dati.

Una volta condiviso con tutti gli stakeholders la visione prosegui impostando la strategia: gli obiettivi e il percorso migliore per raggiungerli. Obiettivi chiari e raggiungibili, che possano essere misurati e fungere da motivazione.

Una volta definita la tua visione e la tua strategia è ora il momento di costruire il team di progetto. Questo gruppo sarà incaricato di definire gli step del progetto PLM, essere promotore del cambiamento e, infine, guidare l’implementazione e il lancio in produzione. Il tutto con sostegno (essenziale) del top management. Ciò farà di certo la differenza tra il successo o il fallimento dell’iniziativa PLM.

I mattoni per far funzionare il progetto

Processo, comunicazione, formazione e supporto sono la chiave per il cambiamento della tua organizzazione. Processi ben definiti, con ruoli e obiettivi chiari, aiutano le persone a superare l’imbarazzo e il disagio di cambiare il loro modo di lavorare. I nuovi processi devono guidarle – passo dopo passo – lungo il percorso di Change Management per renderlo operativo.

La comunicazione gioca un ruolo importante in una trasformazione PLM. Le comunicazioni regolari sono essenziali per mantenere le persone coinvolte, ottenere il buy-in e l’impegno. Scegli diverse tipologie di comunicazione per coinvolgere il tuo pubblico. Prendi in considerazione e-mail, focus group, webinar, aggiornamenti sul portale aziendale o sessioni di feedback. Una interazione regolare e proattiva può ridurre la resistenza e coinvolgere i dipendenti sentendosi parte del processo.

Le iniziative di cambiamento falliscono ripetutamente a causa di falle nella strategia di formazione e supporto. Assicurati di fornire la giusta formazione nel momento dell’implementazione e del go-live: manuali scritti, corsi di formazione, supporto costante, dimostrazioni di best practice e casi di successo, tips & tricks per risparmiare tempo nella operatività quotidiana di tutti i giorni.
Supportare gli utenti e assicurarsi che ottengano tutto il supporto necessario è altrettanto importante, soprattutto durante i primi mesi dopo l’implementazione. Quando sorgono delle domande o delle richieste, risolvile rapidamente, non rimandare.

I motori del cambiamento

Il Program Management è un motore di cambiamento per quanto riguarda il PLM. Un progetto PLM ben organizzato, con iniziative collegate chiare e un piano di implementazione strategica orientato al successo, pone le basi per una trasformazione digitale di successo.

Per motivare il cambiamento, devi spiegare perché la situazione corrente non funziona e contrastarla con i benefici di un miglioramento. Fai prendere coscienza alla tua organizzazione del fatto che le cose così come stanno non vanno bene e che il cambiamento potrà farle funzionare meglio. Devi creare un senso di urgenza per avvisare l’organizzazione che il cambiamento deve avvenire qui e ora. Devi fornire ai dipendenti la possibilità di dare feedback e sfogare le loro preoccupazioni, così come esprimere la loro soddisfazione.

Infine, misura i progressi con gli indicatori KPI che riguardano la visione, la strategia e gli obiettivi. Le metriche devono concentrarsi su indicatori chiave che possano valutare la salute generale del tuo programma di Change Management. È importante celebrare i successi, anche il raggiungimento dei singoli obiettivi durante gli step di implementazione. Dare visibilità ai piccoli cambiamenti e creare slancio per cambiamenti più grandi sono ciò che rende i dipendenti desiderosi di partecipare al processo.

Comprensione e superamento della resistenza al cambiamento

La resistenza è una parte naturale del cambiamento. La resistenza al cambiamento può essere radicata nella paura, nella mancanza di fiducia o semplicemente nella confusione. A volte, i dipendenti potrebbero concentrarsi solo sulla parte che andrà ad impattare sul proprio lavoro quotidiano e potrebbero non riuscire ad avere una visione d’insieme, non riconoscere l’impatto positivo del cambiamento sull’intera organizzazione. Pertanto, potrebbero trovare il cambiamento dirompente e totalmente inutile.

Chiedere alle persone di cambiare è chiedere loro di uscire dalla loro zona di comfort. Se riuscirai a comprendere le cause della resistenza al cambiamento nella tua organizzazione sarà più facile trasformare la paura in cooperazione.

Stai intraprendendo anche tu un processo di cambiamento con l’introduzione di una soluzione PLM? La tua azienda ha bisogno di migliorare il proprio lavoro quotidiano?
Temi che un nuovo metodo di lavoro possa spaventare i tuoi utenti? Parliamo insieme del tuo progetto: scoprirai che con una soluzione come PRO.FILE i cambiamenti verranno introdotti per step successivi e autoconsistenti, gli utenti continueranno a lavorare nel loro consueto ambiente CAD e la tua iniziativa PLM apporterà benefici a tutta la tua organizzazione!

Contattaci e creeremo insieme la tua strategia di Change Management con PRO.FILE, il Product Data Backbone della tua azienda.

Fonte dell’articolo e credits immagine: blog shareplm.com

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Basta eliminare la carta per parlare davvero di digitalizzazione?

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Eliminare la carta non significa digitalizzare i processi

Per definire un processo realmente digitale non è sufficiente passare dalla carta al file digitale. Occorre stare attenti alle apparenze e non accontentarsi solo di lavorare con un file in formato PDF.
Ciò che fa la differenza è il modo in cui vengono gestite le informazioni e come possono dare maggior valore aggiunto all’azienda. I documenti sono letti dalle persone, le informazioni digitali vengono processati dal sistema. Ciò significa che scannerizzare un documento (email, PDF, disegni) e archiviarlo nel File System non equivale alla digitalizzazione. Così facendo le informazioni contenute nel documento non sono utilizzabili digitalmente. Le informazioni devono essere gestite, bene. Devono essere strutturate e processabili, con la possibilità di collegamenti e link tra di loro per ricercare velocemente ciò che serve.

Un processo è digitale solo se le informazioni possono essere ulteriormente utilizzate ed elaborate

Oggi bisogna fare un’attenta valutazione per distinguere in un’azienda i processi digitali falsi da quelli reali. Il fatto che l’informazione non sia più cartacea, non significa per questo che sia digitale, ma è piuttosto semplicemente “elettronificata”. La fattura scansionata spedita come PDF da un fornitore al proprio cliente per e-mail ne è un tipico esempio. Le informazioni contenute nella fattura non sono utilizzabili digitalmente. Per un processo aziendale veramente digitale occorrono informazioni che siano realmente digitali.
Nel caso della fattura, è necessario innanzitutto che i dati delle immagini vengano letti mediante OCR (Optical Character Recognition), siano riconosciuti i dati d’intestazione e di posizione e, idealmente, confrontati con un ordine di base nel sistema ERP. Se il valore dell’ordine coincide con il valore della fattura, viene impiegato un workflow che trasmette i dati della fattura alla contabilità per il pagamento. La classica elaborazione automatizzata delle fatture senza intervento dell’uomo è esempio lampante di un vero processo aziendale digitale.

Un processo digitale è tale solo se le informazioni:

  • sono utilizzabili digitalmente.
  • sono elaborate meccanicamente.
  • è possibile l’interscambio tra i sistemi IT, sono collegati fra loro a tale scopo.

Digitalizzare i processi in Progettazione e R&D

Quanto detto può essere applicato anche nei reparti di progettazione e sviluppo.
Le informazioni presenti in un sistema PLM sono dati, documenti e processi che fanno parte dello sviluppo e della gestione del prodotto. Un esempio può essere il processo di modifica. La richiesta di modifica di un prodotto creata come PDF nel software PLM non è ancora un’informazione utilizzabile. Per diventare tale, l’istruzione in essa contenuta deve essere separata e linkata automaticamente con il rispettivo componente. Il semplice fatto che le singole voci della modifica siano specificate nella richiesta non consente ancora di classificarla completamente come digitale. E non è soltanto l’informazione sulla modifica che deve essere disponibile a livello digitale e deve essere collegata con la documentazione di modifica, bensì anche il task che ne deriva.

Se, pertanto, nell’ambiente PLM deve nascere un processo aziendale digitale, non è sufficiente mandare un task per email e aggiungere i componenti in questione come allegato. Piuttosto il task deve essere assegnato nel software PLM ad un utente incaricato e ciascun documento deve essere presente una sola volta. Il processo di modifica nel sistema PLM guida poi tutti i dati di prodotto e i documenti collegati alla modifica, accompagnati dal task.

In conclusione

Questi due scenari ci fanno comprendere quando un processo può definirsi realmente digitale. E che ogni settore dell’azienda può essere coinvolto in questa trasformazione digitale, traendone notevoli benefici sia economici che in termini di produttività. L’azienda deve creare i requisiti tecnici informatici necessari. Sono tre i settori essenziali per la digitalizzazione: il sistema ERP (con SCM, Business Intelligence e manutenzione) per il collegamento di produzione, finanze, vendita e assistenza, i sistemi Office (inclusi Intranet, il portale e il sistema CRM) nonché i software PLM per la realizzazione e la gestione del prodotto.

I tuoi processi sono veramente digitali? Stai sfruttando appieno le informazioni nel tuo lavoro quotidiano? Hai mai valutato quanto risparmio potrebbe avere la tua azienda lavorando con dati univoci e di qualità.

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Fonte dell’articolo: blog di PRO.FILE Italia

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Fattura elettronica: la nuova cultura che avanza

Che cos’è la fattura elettronica

Con “fatturazione elettronica” si intende l’intero processo che ha inizio con la generazione, prosegue con l’emissione/ricezione e termina con la conservazione secondo norma, per 10 anni.

La fattura elettronica viene definita nel nostro quadro legislativo come “un file firmato digitalmente”, oppure” un tracciato record inviato via EDI” o ancora “qualsiasi altro tipo di fattura digitale che il destinatario, in base ai processi di business che ha sviluppato, riconosce, paga e porta in conservazione”

Per entrare nel dettaglio e analizzare gli aspetti fondamentali, è importante puntualizzare la differenza tra Fatture elettroniche verso PA e Fatture elettroniche verso un’impresa.

La fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Da marzo 2015 tutte le fatture emesse verso la PA in Italia sono per legge, elettroniche. Non si tratta di semplici file che vengono allegati ad una mail, ma di vere e proprie fatture in formato digitale, che devono rispettare tutti i seguenti parametri:

  • Struttura secondo il linguaggio standard .XML;
  • Firma digitale dell’ente, impresa che ha generato la fattura;
  • Obbligo di conservazione in formato digitale ai fini fiscali per 10 anni.

Vantaggi per la PA

  • Abbattimento dei costi legati alla stampa, e dei tempi di registrazione dati;
  • Possibilità di verifica immediata della correttezza dei dati riportati in fattura;
  • Eliminazione degli archivi cartacei, grazie alla conservazione digitale con conseguente riduzione degli spazi necessari e del tempo dedicato alla catalogazione e ricerca dei documenti.

La fattura elettronica B2B

Le fatture elettroniche B2B, ovvero quelle emesse da un’impresa verso un’altra impresa, possono essere di 3 tipi:

  • Analoghe alle fatture verso PA (linguaggio XML, firma digitale, obbligo conservazione);
  • Fatture tramite EDI (differiscono dalle precedenti per la mancanza dell’obbligo di firma digitale);
  • Fatture non cartacee (non necessariamente in formato XML, né firmate digitalmente).

Affinché le fatture elettroniche portino reali benefici, è necessario che il loro formato sia elaborabile dai sistemi informativi, in modo da evitare la trascrizione manuale.
Proprio per questo la forma più efficace di Fatturazione Elettronica è quella che prevede la costruzione di un processo digitale completo per la generazione, l’emissione, la ricezione, la gestione e la conservazione delle Fatture in formato elettronico.

Vantaggi della fatturazione elettronica nel B2B

La fatturazione elettronica si dimostra conveniente per tutte le tipologie di aziende, dalle più modeste, a quelle di dimensioni più grandi. Ecco un breve elenco di alcuni dei benefici che coinvolgono tutte le imprese:

  • Incentivi fiscali: chi adotta questo sistema è esonerato dall’invio trimestrale dei dati IVA (attiva e passiva);
  • Abbattimento dei costi relativi a:
    •  Impiego manodopera per attività manuali di stampa e imbustamento, consegna, invio documento tramite mail, grazie all’automazione dei processi, con la conseguente possibilità di   dedicare il tempo ad attività più rilevanti;
    • Gestione della relazione con il cliente (tempi dedicati alle verifiche dell’arrivo delle fatture, della presa in carico, del pagamento delle stesse, …);
    • Gestione della conservazione e quindi dell’archivio cartaceo.

Adottare la fatturazione elettronica comporta una sostanziale rivisitazione delle impostazioni tradizionali. Diventa dunque fondamentale introdurre nuovi modelli aziendali, creare una nuova cultura digitale, investire sulle nuove opportunità presenti sul mercato rivalutando processi e procedure.
Un rinnovamento che ha tutte le carte in regola per portare innumerevoli vantaggi, grazie ai quali gli investimenti potranno essere largamente ricompensati.

E’ questo il momento giusto per affrontare la fatturazione elettronica?

Senza alcun dubbio… Sì! questo è il momento giusto per partire, o quantomeno di entrare nell’ottica dell’eliminazione della carta, dedicandosi all’individuazione della soluzione ottimale per la propria azienda.

Innanzitutto occorre affrontare il passaggio dalle fatture analogiche a quelle elettroniche in formato elaborabile, sia dal lato attivo che passivo. Una volta superato questo primo gradino, si può procedere per step, andando successivamente a prendere in esame l’intero ciclo Ordine Pagamento, anziché agire sui singoli documenti (ordine, ddt, fattura, …), con l’obiettivo di digitalizzare la relazione con il maggior numero possibile di clienti/fornitori, e poter così approcciare nel modo migliore confluendo tutti gli sforzi in un metodo innovativo ampio ed integrato.

Piccoli semplici passi, che una volta completati spianeranno la strada per successivi adattamenti migliorativi che permetteranno di focalizzarsi sull’implementazione di soluzioni più mirate, ottimizzando così anche i costi del processo.

La fattura elettronica nell’Agenda Digitale Italiana

L’argomento della fatturazione elettronica non è smisuratamente ampio o estremamente complesso, ma normativamente rappresenta un fulcro dell’Agenda Digitale Italiana, si trova infatti nell’intersezione di molteplici importanti tematiche che impattano sullo sviluppo competitivo del nostro Paese, tra i quali:

  • La scalabilità nelle infrastrutture della Pubblica Amministrazione (che in cicli digitali “Procure-to-Pay” può costruire modelli gestionali efficaci per relazionarsi in trasparenza con clienti e fornitori);
  • il monitoraggio della Spesa Pubblica (incrociando i dati di Fatturazione con quelli di Ordinato);
  • la riduzione dei tempi di pagamento, con la possibilità di misurarli in modo evidente;
  • il cambio di orientamento dell’ Agenzia delle Entrate, da verificatore a consulente tributario (comunicando che cosa si aspetta dai contribuenti, prima che versino, piuttosto che verificando a posteriori quanto possibile);
  • il contenimento dell’evasione fiscale (portando trasparenza nelle relazioni commerciali e nei flussi di fatturazione, monitorando il cosiddetto Gap IVA);
  • la crescita digitale del Paese (tanto negli indicatori europei, quanto – elemento ancora più importante – nella cultura di imprese, PA e cittadini);
  • una migliore gestione strategica della macchina burocratica (che non deve portare alla trasposizione della complessità attuale sugli strumenti digitali, ma alla semplificazione continua che un ecosistema digitale ben governato può facilmente consentire);
  • la complessiva maggiore attrattività del Sistema Paese (in quanto inversamente proporzionale al suo grado di burocratizzazione);
  • […]

Uno degli obiettivi principali rimane dunque la diffusione pervasiva attraverso modelli corretti di adozione, per una semplificazione più radicata di tutti i processi, al fine di eliminare processi ibridi “cartacei – digitali”.

Esiste quindi la possibilità di effettuare un passaggio graduale, fattibile grazie alle soluzioni scalabili presenti sul mercato, che permettono di approcciarsi in modo graduale a questo importante e necessario cambiamento, ma che necessita senza ombra di dubbio delle giuste valutazioni a priori, grazie alle quali è possibile scegliere la soluzione più adatta alle esigenze di ogni singola azienda.

E la tua azienda è pronta per intraprendere questo cambiamento?

Noi di Cadtec siamo disponibili per accompagnarti in questa analisi e supportarti con i nostri tecnici, per sostenerti nella valutazione dell’introduzione di una soluzione mirata che ti semplifichi il lavoro quotidiano, permettendoti di interagire nel migliore dei modi con i tuoi colleghi, oltre che con tutte le realtà aziendali con cui ti interfacci regolarmente.

Fonte dell’articolo: Agenda Digitale.