La rivista Office Automation sul numero di Marzo 2019 ha dedicato uno speciale al Document Management nelle aziende industriali. Per PRO.FILE Italia è stata l’occasione di presentare una nuova categoria di sistemi di Gestione Documentale che viene sempre più apprezzata dalle aziende manifatturiere che si approcciano al PLM, la Gestione Documentale Strutturata DMStec.
“Qualsiasi azienda industriale che realizzi prodotti finiti, macchinari o intere infrastrutture industriali, ha un problema di gestione documentale viste le complesse informazioni che entrano in gioco in tutte queste strutture. Un problema non adeguatamente supportato dai sistemi tradizionali di document management”
Enrico Borca, Sales & Partner Manager di PRO.FILE Italia
Rispetto ai sistemi DMS di gestione documentale tradizionali, PRO.FILE come DMStec collega i documenti con le strutture tecniche senza interruzione nel flusso di dati così da avere una visione d’insieme di un prodotto, di un macchinario e di un impianto lungo tutto il ciclo di vita e senza creare duplicati.
Tali strutture, infatti, sono definite attraverso metadati e link: in tal modo uno stesso documento sarà presente nel sistema solo una volta, e che quindi qualsiasi suo aggiornamento venga gestito in modo automatico in tutte le strutture in cui è collegato, o solo in alcune di esse.
I vantaggi del DMStec rispetto ai sistemi DMS tradizionali
In aggiunta grazie ad una piattaforma per la Gestione Documentale Strutturata è possibile sfruttare diverse funzionalità aggiuntive e particolarmente utili nelle aziende di Engineering
- modalità di ricerca con l’utilizzo di tag e hashtag (#)
- indicizzazione dei documenti
- duplicazione dei documenti
- versioning (gestione delle versioni)
- correlazione dei documenti tra diversi software aziendali