La ricetta perfetta per guidare il Change Management con il PLM

Quando le aziende decidono di intraprendere un progetto PLM (Product Lifecycle Management) si aspettano di ottenere un cambiamento radicale nei risultati di business. Come? Fornendo l’accesso a dati di qualità, snellendo e razionalizzando i processi di sviluppo prodotto, migliorando l’efficienza aziendale. Molto spesso si definiscono obiettivi troppo alti e pretenziosi e – dopo grossi investimenti e sforzi – i benefici attesi non vengono raggiunti.

Le trasformazioni digitali basate sul PLM sono difficili perché abbracciano attività interdipartimentali, incrociando/scontrandosi con processi, cultura e sistemi ben consolidati e radicati. McKinsey & Company, nella sua ricerca The Inconvenient Truth About Change Management, afferma che circa il 70% di tutti i programmi di cambiamento falliscono. E il PLM non fa eccezione.

Perciò come occorre comportarsi? Esiste una ricetta segreta per affrontare le minacce comuni agli interventi di Change Management di successo?

Inizia la tua iniziativa di cambiamento con gli ingredienti giusti

Crea una visione convincente per il cambiamento: è la chiave per iniziare bene l’iniziativa PLM. Parti dal risultato in mente. La tua visione è una “immagine” di ciò che aspiri a raggiungere con il tuo programma di trasformazione PLM.
La tua visione deve andare oltre l’iniziativa di cambiamento stessa… oltre il problema che deve risolvere, per uno scopo più ampio e più significativo.
Una buona visione deve essere chiara e semplice: deve fornire direzione, ispirazione e impegno al cambiamento. Perché vale la pena cambiare? Ad esempio: per sviluppare prodotti o servizi migliori, per essere la prima azienda del settore completamente digitale end-to-end, per collaborare in modo stretto con clienti e fornitori grazie ad una condivisione più efficace dei dati.

Una volta condiviso con tutti gli stakeholders la visione prosegui impostando la strategia: gli obiettivi e il percorso migliore per raggiungerli. Obiettivi chiari e raggiungibili, che possano essere misurati e fungere da motivazione.

Una volta definita la tua visione e la tua strategia è ora il momento di costruire il team di progetto. Questo gruppo sarà incaricato di definire gli step del progetto PLM, essere promotore del cambiamento e, infine, guidare l’implementazione e il lancio in produzione. Il tutto con sostegno (essenziale) del top management. Ciò farà di certo la differenza tra il successo o il fallimento dell’iniziativa PLM.

I mattoni per far funzionare il progetto

Processo, comunicazione, formazione e supporto sono la chiave per il cambiamento della tua organizzazione. Processi ben definiti, con ruoli e obiettivi chiari, aiutano le persone a superare l’imbarazzo e il disagio di cambiare il loro modo di lavorare. I nuovi processi devono guidarle – passo dopo passo – lungo il percorso di Change Management per renderlo operativo.

La comunicazione gioca un ruolo importante in una trasformazione PLM. Le comunicazioni regolari sono essenziali per mantenere le persone coinvolte, ottenere il buy-in e l’impegno. Scegli diverse tipologie di comunicazione per coinvolgere il tuo pubblico. Prendi in considerazione e-mail, focus group, webinar, aggiornamenti sul portale aziendale o sessioni di feedback. Una interazione regolare e proattiva può ridurre la resistenza e coinvolgere i dipendenti sentendosi parte del processo.

Le iniziative di cambiamento falliscono ripetutamente a causa di falle nella strategia di formazione e supporto. Assicurati di fornire la giusta formazione nel momento dell’implementazione e del go-live: manuali scritti, corsi di formazione, supporto costante, dimostrazioni di best practice e casi di successo, tips & tricks per risparmiare tempo nella operatività quotidiana di tutti i giorni.
Supportare gli utenti e assicurarsi che ottengano tutto il supporto necessario è altrettanto importante, soprattutto durante i primi mesi dopo l’implementazione. Quando sorgono delle domande o delle richieste, risolvile rapidamente, non rimandare.

I motori del cambiamento

Il Program Management è un motore di cambiamento per quanto riguarda il PLM. Un progetto PLM ben organizzato, con iniziative collegate chiare e un piano di implementazione strategica orientato al successo, pone le basi per una trasformazione digitale di successo.

Per motivare il cambiamento, devi spiegare perché la situazione corrente non funziona e contrastarla con i benefici di un miglioramento. Fai prendere coscienza alla tua organizzazione del fatto che le cose così come stanno non vanno bene e che il cambiamento potrà farle funzionare meglio. Devi creare un senso di urgenza per avvisare l’organizzazione che il cambiamento deve avvenire qui e ora. Devi fornire ai dipendenti la possibilità di dare feedback e sfogare le loro preoccupazioni, così come esprimere la loro soddisfazione.

Infine, misura i progressi con gli indicatori KPI che riguardano la visione, la strategia e gli obiettivi. Le metriche devono concentrarsi su indicatori chiave che possano valutare la salute generale del tuo programma di Change Management. È importante celebrare i successi, anche il raggiungimento dei singoli obiettivi durante gli step di implementazione. Dare visibilità ai piccoli cambiamenti e creare slancio per cambiamenti più grandi sono ciò che rende i dipendenti desiderosi di partecipare al processo.

Comprensione e superamento della resistenza al cambiamento

La resistenza è una parte naturale del cambiamento. La resistenza al cambiamento può essere radicata nella paura, nella mancanza di fiducia o semplicemente nella confusione. A volte, i dipendenti potrebbero concentrarsi solo sulla parte che andrà ad impattare sul proprio lavoro quotidiano e potrebbero non riuscire ad avere una visione d’insieme, non riconoscere l’impatto positivo del cambiamento sull’intera organizzazione. Pertanto, potrebbero trovare il cambiamento dirompente e totalmente inutile.

Chiedere alle persone di cambiare è chiedere loro di uscire dalla loro zona di comfort. Se riuscirai a comprendere le cause della resistenza al cambiamento nella tua organizzazione sarà più facile trasformare la paura in cooperazione.

Stai intraprendendo anche tu un processo di cambiamento con l’introduzione di una soluzione PLM? La tua azienda ha bisogno di migliorare il proprio lavoro quotidiano?
Temi che un nuovo metodo di lavoro possa spaventare i tuoi utenti? Parliamo insieme del tuo progetto: scoprirai che con una soluzione come PRO.FILE i cambiamenti verranno introdotti per step successivi e autoconsistenti, gli utenti continueranno a lavorare nel loro consueto ambiente CAD e la tua iniziativa PLM apporterà benefici a tutta la tua organizzazione!

Contattaci e creeremo insieme la tua strategia di Change Management con PRO.FILE, il Product Data Backbone della tua azienda.

Fonte dell’articolo e credits immagine: blog shareplm.com

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Processo digitale: benefici e vantaggi con il PLM

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Eliminare la carta non significa digitalizzare i processi

Per definire un processo realmente digitale non è sufficiente passare dalla carta al file digitale. Occorre stare attenti alle apparenze e non accontentarsi solo di lavorare con un file in formato PDF.
Ciò che fa la differenza è il modo in cui vengono gestite le informazioni e come possono dare maggior valore aggiunto all’azienda. I documenti sono letti dalle persone, le informazioni digitali vengono processati dal sistema. Ciò significa che scannerizzare un documento (email, PDF, disegni) e archiviarlo nel File System non equivale alla digitalizzazione. Così facendo le informazioni contenute nel documento non sono utilizzabili digitalmente. Le informazioni devono essere gestite, bene. Devono essere strutturate e processabili, con la possibilità di collegamenti e link tra di loro per ricercare velocemente ciò che serve.

Un processo è digitale solo se le informazioni possono essere ulteriormente utilizzate ed elaborate

Oggi bisogna fare un’attenta valutazione per distinguere in un’azienda i processi digitali falsi da quelli reali. Il fatto che l’informazione non sia più cartacea, non significa per questo che sia digitale, ma è piuttosto semplicemente “elettronificata”. La fattura scansionata spedita come PDF da un fornitore al proprio cliente per e-mail ne è un tipico esempio. Le informazioni contenute nella fattura non sono utilizzabili digitalmente. Per un processo aziendale veramente digitale occorrono informazioni che siano realmente digitali.
Nel caso della fattura, è necessario innanzitutto che i dati delle immagini vengano letti mediante OCR (Optical Character Recognition), siano riconosciuti i dati d’intestazione e di posizione e, idealmente, confrontati con un ordine di base nel sistema ERP. Se il valore dell’ordine coincide con il valore della fattura, viene impiegato un workflow che trasmette i dati della fattura alla contabilità per il pagamento. La classica elaborazione automatizzata delle fatture senza intervento dell’uomo è esempio lampante di un vero processo aziendale digitale.

Un processo digitale è tale solo se le informazioni:

  • sono utilizzabili digitalmente.
  • sono elaborate meccanicamente.
  • è possibile l’interscambio tra i sistemi IT, sono collegati fra loro a tale scopo.

Digitalizzare i processi in Progettazione e R&D

Quanto detto può essere applicato anche nei reparti di progettazione e sviluppo.
Le informazioni presenti in un sistema PLM sono dati, documenti e processi che fanno parte dello sviluppo e della gestione del prodotto. Un esempio può essere il processo di modifica. La richiesta di modifica di un prodotto creata come PDF nel software PLM non è ancora un’informazione utilizzabile. Per diventare tale, l’istruzione in essa contenuta deve essere separata e linkata automaticamente con il rispettivo componente. Il semplice fatto che le singole voci della modifica siano specificate nella richiesta non consente ancora di classificarla completamente come digitale. E non è soltanto l’informazione sulla modifica che deve essere disponibile a livello digitale e deve essere collegata con la documentazione di modifica, bensì anche il task che ne deriva.

Se, pertanto, nell’ambiente PLM deve nascere un processo aziendale digitale, non è sufficiente mandare un task per email e aggiungere i componenti in questione come allegato. Piuttosto il task deve essere assegnato nel software PLM ad un utente incaricato e ciascun documento deve essere presente una sola volta. Il processo di modifica nel sistema PLM guida poi tutti i dati di prodotto e i documenti collegati alla modifica, accompagnati dal task.

In conclusione

Questi due scenari ci fanno comprendere quando un processo può definirsi realmente digitale. E che ogni settore dell’azienda può essere coinvolto in questa trasformazione digitale, traendone notevoli benefici sia economici che in termini di produttività. L’azienda deve creare i requisiti tecnici informatici necessari. Sono tre i settori essenziali per la digitalizzazione: il sistema ERP (con SCM, Business Intelligence e manutenzione) per il collegamento di produzione, finanze, vendita e assistenza, i sistemi Office (inclusi Intranet, il portale e il sistema CRM) nonché i software PLM per la realizzazione e la gestione del prodotto.

I tuoi processi sono veramente digitali? Stai sfruttando appieno le informazioni nel tuo lavoro quotidiano? Hai mai valutato quanto risparmio potrebbe avere la tua azienda lavorando con dati univoci e di qualità.

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Fonte dell’articolo: blog di PRO.FILE Italia

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Product Data Backbone: viaggio nel PLM

Verso il Product Data Backbone: un viaggio approfondito nel PLM. Viaggiare spesso significa lasciare la strada battuta per esplorare nuovi sentieri. Non sappiamo bene cosa ci attenderà il percorso che stiamo per intraprendere, ma vale la pena esplorare nuovi mondi!

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La maledizione delle isole dati isolate

Immagina di stare in mezzo all’oceano e goderti una vista molto ampia e rilassante. Sei in cima ad una collina e all’orizzonte riesci a scorgere alcune isole. Ti concentri su di esse e immagini quale potrà essere la tua prossima meta, l’isola che andrai a visitare nella tua prossima escursione in barca.
Si tratta di isole distanti tra loro, diverse, alcune difficili da raggiungere… e se fossero delle isole di dati isolate?

Cos’è un’isola dei dati? Pensa al concetto di isola di dati quando:

  • i dati sulla qualità del prodotto sono memorizzati in un foglio di calcolo, su un laptop, senza connessione con il resto del dipartimento.
  • i dati del cliente sono memorizzati nel database di vendita e il resto dell’organizzazione non può averne accesso.

Le isole dati isolate sono come quelle isole che hai potuto individuare solo con una visione d’insieme, rivolto all’orizzonte, dall’alto sopra una collina, perché le distanze tra queste isole sono i diversi database di una azienda che sono disconnessi tra loro.

E così, mentre la vista dall’alto è bella e molto scenografica, le cose iniziano a complicarsi una volta che hai bisogno di accedere a una di queste isole perché:

  • Le isole sono difficili da raggiungere in quanto l’accesso è limitato o rigidamente definito.
  • Avere un accesso all’isola è molto costoso.
  • Una volta arrivato sull’isola, scopri che la lingua per colloquiare è differente dalla tua (i tipi di file sono diversi e / o difficili da utilizzare).
  • Devi anche imparare a vivere (e operare) in un nuovo ambiente,che potrebbe farti sentire estraneo o essere intimidatorio nei confronti dei nuovi arrivati.

Esistono isole dati isolate in tutte le organizzazioni, la soluzione? Un Product Data Backbone aziendale

Questo scenario riflette essenzialmente la situazione che esiste nelle aziende di tutte le dimensioni, in ogni parte del mondo.

Le aziende nel corso degli anni hanno utilizzato un’ampia varietà di applicazioni e strumenti settoriali/dipartimentali per supportare le attività operative quotidiane come la gestione della Progettazione e le modifiche, la Qualità, la programmazione della Produzione, il comparto Sales, etc… Seguendo questa impostazione, le aziende sviluppano isole di dati isolate che non sono condivise né ben manutenute.

E qui iniziano i problemi…

  • Se i dati non sono facilmente disponibili per coloro che ne hanno bisogno all’interno dell’organizzazione, queste persone sprecheranno una quantità inutile di tempo alla ricerca di quei dati.
  • Senza una fonte centrale dei dati chiara e univoca, il rischio di trovare la versione errata di tali dati aumenta notevolmente.

Il risultato finale delle isole di dati è che si prendono decisioni basate su dati errati, ad ogni livello della gerarchia aziendale.

I limiti di lavorare con Excel

Utilizzato da molti, Excel è la soluzione più economica e più diffusa utilizzata da tutte le aziende. Questo strumento “potente” fornisce le funzionalità aziendali di base della disponibilità, della conservazione dei dati e della possibilità di scrivere codice semplice. Di conseguenza, viene utilizzato per implementare “semplici applicazioni aziendali” che comprendono una combinazione di dati regolati da “regole aziendali”.

Col tempo, tuttavia, le funzionalità di base di Excel non saranno più sufficienti, a causa delle dimensioni e della complessità dei file.
Ma, cosa più importante… non ci sono tracciabilità, cronologia e strumenti di collaborazione integrati in Excel.
Ma non finisce qui… poiché all’interno di un’azienda esistono più reparti, esistono anche numerosi database con logiche diverse. A volte questi prodotti hanno funzionalità semplici e contengono persino gli stessi dati tra i vari reparti. Ciò crea isole di dati con dati duplicati all’interno di un’azienda. E qui sorge la fatidica domanda: dov’è il file master corretto? Quando ogni reparto o divisione possiede un proprio Excel, senza alcuna comunicazione tra dipartimenti, i dati vengono condivisi senza un database centralizzato per mantenerlo normalizzato. E le nuove versioni di Excel possono essere in grado di contenere circa 65.000 record…

Come può essere utile un adeguato sistema di gestione dei dati

Un sistema di gestione dei dati come un sistema PLM può fornire la semplicità di configurazione di una soluzione di Excel con una posizione centralizzata per i dati, scalabile e con pieno controllo degli accessi secondo i permessi definiti internamente. E copre tutti gli inconvenienti che generalmente accompagnano le applicazioni personalizzate e locali. Inoltre, offre la sicurezza di una funzione di backup e un meccanismo di notifica che si collega all’azienda.

Hai mai considerato quanto potresti risparmiare in termini di tempo e di produttività con l’utilizzo di una soluzione PLM? Hai già una soluzione PDM ma non soddisfa più le tue esigenze e non ti permette di mettere in collaborazione i diversi dipartimenti aziendali?

Noi di Cadtec aiutiamo le aziende a gestire tutta l’informazione aziendale, definendo le regole e riorganizzando i processi. Un’unica piattaforma – un Product Data Backbone come PRO.FILE – è fondamentale per garantire certezza del dato e ridurre drasticamente i costi dovuti alla gestione dei duplicati. Come? Richiedi una demo presso la tua sede.

Fonte dell’articolo: sito web plm-blog.com

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10 regole per guidare la trasformazione digitale

Perché è necessaria la trasformazione digitale?

Sono passati oltre 15 anni da quando Internet ha fatto il suo ingresso prepotente nella nostra vita quotidiana, anche in azienda e in tutte le organizzazioni economiche, e ora si è in grado di comprendere appieno la portata di questa rivoluzione epocale. La trasformazione digitale è un percorso irreversibile, prioritario e necessario: responsabili e dirigenti devono essere pronti ad affrontare il cambiamento per sopravvivere e vincere nel mercato.
Ma per quale motivo tale percorso è tanto prioritario? Clienti e utilizzatori sono digitali, pertanto le organizzazioni che vogliono non solo crescere ma, semplicemente, sopravvivere, devono adattarsi alla nuova realtà richiesta dai loro stessi clienti. La trasformazione è necessaria per fornire una risposta alle loro necessità: si tratta di una forza trasformatrice per le aziende poiché cambia la maniera in cui gli internauti s’informano, stabiliscono dei rapporti con altri utenti e consumano prodotti e servizi. Un processo in continua evoluzione, man mano che la tecnologia disponibile diviene via via più raffinata e evoluta.

Esistono delle linee guida?

Il cambiamento tanto invocato non è un fattore congiunturale, bensì un fattore strutturale per le aziende e l’economia in generale: imprese e organizzazioni devono disegnare un nuovo modello economico e sociale. Non basta dire che l’utente è l’epicentro, ma si deve poi orientare tutta l’organizzazione per essere capaci di coprire veramente le sue esigenze specifiche.
Si deve tenere in conto che l’obiettivo della trasformazione digitale non è la tecnologia in sé, la capacità di stare dentro del mondo dei social o avere l’app nel cellulare. La tecnologia è un motore di cambiamento ma non è il cambiamento.

Anche se ogni organizzazione ha delle peculiarità che l’hanno portata a definire dei processi specifici, l’esperienza mostra che esistono delle linee guida che possono essere assunte per generare modelli e best practice senza commettere errori che altre hanno sofferto altre imprese.

Le regole d’oro per comprendere la trasformazione digitale

Sulla base di quanto detto possiamo stabilire un breve decalogo sulle implicazioni e i percorsi da seguire per intraprendere un processo di trasformazione digitale.

1. La tecnologia – da sola – non basta!

Focalizzare le proprie attenzioni solo sulla parte tecnologica è un grave errore, molto comune, e dalle conseguenze pessime: il rischio è quello di non comprendere adeguatamente la portata del cambiamento.

In questo senso è illuminante lo studio condotto dal MIT Sloan School of Management sulla maturità digitale delle organizzazioni. Secondo la ricerca, l’analisi del grado di digitalizzazione di un’organizzazione deve ricomprendere due dimensioni diverse. Da una parte l’intensità digitale misurata in termini d’insediamento tecnologico, dall’altra parte, quella che si riferisce all’intensità della trasformazione nella gestione. La prima misurerebbe l’inversione realizzata in progetti tecnologici orientati a cambiare la gestione tecnologica dell’impresa basata nella tecnologia (rapporti con i clienti, inversione tecnologica, ecc.). La seconda ha a che fare con lo sviluppo interno delle capacità di leadership necessarie per trasformare in maniera integrale tutta l’organizzazione. Esse devono agire in simbiosi poiché solo così facendo il cambiamento può avvenire su larga scala.

Inoltre, prosegue lo studio, dall’analisi reale dei dati di punto vendita di un numero significativo di aziende in diversi settori, si nota che quelle organizzazioni e imprese che hanno portato alla pratica una trasformazione in entrambe le due dimensioni

  • quelle denominate digitalmente mature sono un 26% più remunerative dei suoi competitor, e ricevono un 9% in più dei suoi ingressi.
  • le organizzazioni denominate ‘fashioniste’, anche se si godono di un certo grado di maturità in alcune delle sue aree, mancano di una strategia orientata alla trasformazione interna in processi e cultura dell’organizzazione anche se stanno scommettendo fortemente per l’insediamento tecnologico nelle sue strutture.

2. Una rotta ben definita per la trasformazione

La trasformazione digitale è un processo lungo e costoso e dunque ha bisogno di una rotta ben definita. Non si tratta della consecuzione di azioni marginali. Questo processo deve far parte della strategia globale dell’azienda, sposata e supportata dalla Direzione e fatta propria da tutti i lavoratori dell’impresa.
Come qualsiasi programma strategico si parte con l’intraprendere un processo di analisi interno ed esterno per capire da dove è opportuno partire. Da qui ne deve scaturire un documento-guida che fissa in modo chiaro obiettivi, azioni, calendari, escalation e responsabilità. E’ inoltre indispensabile stabilire indicatori e strumenti che permettono il controllo del processo. La figura chiave è il Chief Digital Officer (CDO), la persona responsabile di orientare l’organizzazione e mettere in atto la strategia.

3. Flessibilità

Di fronte alla rapidità dei cambiamenti e alla costante innovazione tecnologica, le organizzazioni devono essere capaci di adattare le proprie strutture e i propri processi al ritmo dettato dal mercato e dagli utenti “iperconnessi”. Decisioni rapide ed efficaci fanno la differenza: pensare come una grande azienda, ma agire velocemente come una start-up.

4. Processi

Una volta stabilita la roadmap della trasformazione e aver orientato l’organizzazione verso questo obiettivo, è necessario riorganizzare i processi per costruire un nuovo modello di azienda più dinamico, partecipativo e collaborativo. Ancora una volta gli strumenti tecnologici sono solo un mezzo per raggiungere lo scopo, e non devono diventare essi stessi un obiettivo.

5. Comunicazione e trasparenza

La necessità di coinvolgere tutti i membri del team richiede uno sforzo importante nella comunicazione interna che assume un ruolo da protagonista. La trasparenza e la collaborazione sono fondamentali per l’innovazione. Questi modelli si sono dimostrati di grande utilità, anche per aiutare all’organizzazione ad avere chiara la roadmap e capire il tipo di decisioni che devono essere prese.

6. Data driven

Il mondo digitale apporta numerosi ‘insights’ in tutti i processi interni ed esterni. Saper mettere in ordine i dati che si originano è ancora più importante. Le grandi imprese digitali che sono riuscite ad arrivare a una posizione di leadership hanno come caratteristica comune: l’attenzione ai dati.
Tutte loro, da Google fino Amazon, passando per Uber o Netflix sono ‘data companies’: imprese che danno valore alla conoscenza dell’utente basato sui dati di database. La trasformazione ha per obiettivo soddisfare le domande degli utenti, i dati sono le matematiche del cambiamento, il meccanismo imprescindibile per ottimizzare l’azienda nella sua totalità.

7. Attrarre i migliori talenti

L’espansione dei nuovi modelli di business comporta la necessità di incorporare nuovi profili, velocemente. Ciò che fa la differenza fra le imprese di successo è la loro capacità di identificare, riconoscere e attrarre i migliori talenti. Essere in grado di gestirlo è diventata una delle colonne della trasformazione, tanto che i dipartimenti HR devono giocare un ruolo preminente.

8. Formazione e abilitazione

In un modello di cambiamento costante in cui l’innovazione genera ritmi di obsolescenza tecnologica senza precedenti, le aziende sono obbligate ad offrire soluzioni formative adatte. I dipartimenti HR devono diventare consulenti formativi offrendo soluzioni personalizzate e anticipatorie delle domande di formazione dei suoi clienti: i lavoratori.
Allo stesso tempo i processi formativi sono declinati in modo da soddisfare nuove qualifiche digitali necessarie in un ambiente professionale che richiede competenza e massima expertise nelle nuove metodologie. Senza dimenticare che la formazione è anche diventata una carta vincente nell’attrarre e trattenere i migliori talenti.

9. Verso le EASS (Enterprise As A Service)

La digitalizzazione sta spingendo la trasformazione da prodotti a servizi: una delle possibilità della trasformazione è quella di evolversi verso i modelli EAAS. Ne sono esempio le aziende di utilities che all’inizio sembravano lontani dalla digitalizzazione ma che ora stanno anche loro sperimentando in maniera diretta la trasformazione.
Inoltre, il modello EAAS permette l’incursione delle imprese in settori diversi dai propri, com’è il caso delle imprese di telecomunicazioni quando agiscono come banche e come imprese di assicurazione.

10. Cultura della trasformazione

La cultura dell’impresa è basata su valori intangibili, costruiti nel corso degli anni e dei decenni, che fanno parte del DNA e del know how di ogni organizzazione. Conciliare i valori pre-esistenti e fondanti e al tempo stesso introdurre una cultura del cambiamento e dell’innovazione è una delle sfide più importanti e complesse che ci si trova ad affrontare.

Concludendo…

Quando si parla di digital transformation occorre evitare l’errore di concentrarsi troppo sul digitale e non abbastanza sulla trasformazione: la tecnologia è puramente un fattore abilitante, il più delle volte, le persone sono le risorse più preziose di un’organizzazione e il digitale è solo la strumentazione fornita per consentire loro di svolgere in modo più efficace il loro lavoro.

La grande maggioranza dei punti trattati in precedenza come la trasparenza, la struttura organizzativa o il disegno dei processi interni devono essere sempre allineati con l’obiettivo del cambiamento.
In conclusione, la trasformazione è un processo continuo che richiede uno sforzo condiviso e dal cui successo dipende il futuro dell’organizzazione stessa. La trasformazione digitale non è un’opzione, ma un obbligo.

Stai intraprendendo un percorso di trasformazione digitale in azienda? Contattaci per conoscere le nostre soluzioni di gestione dei dati e di tutta l’informazione aziendale e per prenotare una demo.

Per approfondire: siti web cultora.it e CapGemini Blog

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Progetto di gestione documentale: il successo in 3 step

Il document management impatta sulla dimensione organizzativa delle imprese

Processi, persone e tecnologie: queste le tre dimensioni costitutive di ciascuna azienda. E’ per questo che su queste occorre agire, ottimizzandole, per attuare una gestione documentale efficace e competitiva. Il fine ultimo non è solo contenere i costi, ma rendere dati e informazioni un vero e proprio capitale.

Adottare un sistema di document management DMS significa seguire la via della digital transformation mediante:

  • processi nuovi e formalizzati.
  • persone motivate che sostengono e promuovono il cambiamento positivo.
  • tecnologie abilitanti supportate da conoscenze strutturate

I processi

Parola chiave: ridefinire i processi. In azienda circa il 60-80% dei dati è destrutturato e senza alcun controllo perché gestito su carta, appunti, e-mail, cloud, mobile…oppure oralmente. Correzioni, revisioni, carichi di lavoro non sono monitorati e se perde traccia con molta facilità.

Ecco perché si avverte la necessità di gestire in modo integrato i flussi documentali. Gestire il contenuto e la ricerca al suo interno, significa efficienza organizzativa migliorata, processi aziendali accelerati e condivisione dell’informazione aziendale (anche a supporto dell’innovazione).

La gestione documentale, mediante l’archivio digitale documentale e i sistemi di workflow, è lo strumento che ridefinisce dati, informazioni e conoscenza di un’azienda. Non è un processo certamente facile, specialmente quello legato all’attivazione di workflow, ma partendo dall’analisi del contesto e dei processi esistenti, si può fare il primo passo per mettersi sulla buona strada.
Implementare un sistema DMS significa maggiore reattività e risparmio di tempo? Probabilmente sì, ma solo se si coinvolgono anche le persone.

Le persone

Coinvolgere le persone in questo percorso significa decretare fin dall’inizio il successo di questa nuova metodologia di lavoro: sono i veri attori della trasformazione, coloro che vivono l’azienda ogni giorno e che conoscono i processi che la governano.

Nel concreto i sistemi di Document management non solo permettono di ridurre i tempi e le modalità con cui le persone gestiscono dati e documenti, ma permettono loro di gestirli in modo riconosciuto e riconoscibile all’organizzazione, colleghi e superiori. Si gettano le basi anche per il Knowledge management perché i sistemi mettono le persone nella condizione di organizzare e sedimentare pratiche, contratti, ma anche dati e informazioni sui clienti, in modo che essi siano sempre agevolmente raggiungibili: si va ad impattare direttamente su quella quota tempo perso alla ricerca del documento giusto al momento giusto.
Un’azienda che ha DMS ha personale più efficiente? Probabilmente si, ma quale tecnologia deve supportaci in questo progetto?

La tecnologia

Si tratta di strumenti e soluzioni capaci di supportare e guidare i processi e le attività quotidiane delle persone. Quando un nuovo sistema DMS entra nelle imprese, esso obbliga le imprese a ripensarsi. Ripensarsi, spesso, fin nella loro identità, se è vero che identità e capitale intellettuale si costruiscono anche a partire da come si sedimenta e struttura il knowledge aziendale.

Le tecnologie, come sempre accade, abilitano questa realtà e forniscono strumenti capaci di riorganizzare le imprese: pensiamo alla sicurezza. La tecnologia è chiamata a rispondere con soluzioni che aiutino le persone a mettere in atto processi sicuri (processi di produzione, di archiviazione e di scambio).

La ridefinizione di processi, persone e tecnologie porta a comprendere come il document management oggi abbia sempre più a che fare anche con big data e analytics.

Come scegliere lo strumento ideale?

Un’azienda riorganizzata nelle sue tre dimensioni nell’ottica in DMS è un’azienda che da una parte “fa ordine” nei dati e nei processi; ma è anche una impresa che produce molti più dati aggregabili da analizzare con opportune analytics.

Scegliere la soluzione di gestione documentale ottimale per il tuo business è fondamentale. Noi di CADTEC ci occupiamo di gestire l’informazione aziendale in tutti i dipartimenti, contattaci per una demo personalizzata o una visita conoscitiva.

Fonte dell’articolo: sito web techeconomy.it

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Tradizionale struttura a cartelle vs Product Data Backbone

Le criticità della tradizionale struttura a cartelle

La struttura di dati organizzata nelle tradizionali cartelle non è adatta ad un Product Data Backbone. Perché? Facciamo un esempio: se un motore, una turbina o una pompa sono installati in cinque punti diversi all’interno di un impianto, anche le relative specifiche tecniche e il manuale si trovano in 5 differenti posizioni all’interno della cartella che racchiude i dati di prodotto.

Ma cosa succede se questo articolo subisce delle modifiche o viene sostituito con un altro per i più svariati motivi? Tali modifiche devono essere aggiornate in tempo reale in tutte e cinque le posizioni differentiperché le informazioni siano totalmente sincronizzate. E’ plausibile pensare che ciò avvenga sempre, senza alcun errore e/o ritardo?

Stessi dati e stessi documenti…lo stesso prodotto!

Inoltre, le specifiche di prodotto derivanti dall’Area Progettazione, Produzione e Acquisti sono memorizzate in cartelle o sistemi software differenti rispetto a quelli in uso dal Dipartimento Commerciale o dal Supporto tecnico.

I primi hanno necessità di avere accesso al dossier macchina, i secondi al dossier contenente i dati contrattuali. Si tratta di esigenze all’apparenza differenti, ma in fin dei conti è solo una differente visualizzazione degli stessi dati e degli stessi documenti. Stanno parlando tutti dello stesso prodotto!

Perché scegliere una unica base centralizzata di dati?

Come risolvere il problema? La soluzione è un vault (una cassaforte elettronica) centralizzato e sicuro per tutti i Dati tecnici e Documenti di prodotto.

PRO.FILE è PDM/PLM e DMS all-in-one: esso diviene così una base centrale di dati (Product Data Backbone) sfruttabile per tutti i settori di applicazione e le differenti divisioni dell’azienda: accesso ai dati completi, sempre aggiornati e in modo trasparente, a garanzia della soddisfazione del cliente, della propria reputation sul mercato e della conformità a normative e procedure.

Afferma Luca Canovi, R&D Project Manager di RCF SpA che utilizza PRO.FILE da diversi anni:
Con l‘aumentare dei prodotti, la gestione basata su filesystem era sempre meno efficiente. Cresceva la necessità di introdurre una soluzione in grado di gestire i documenti e gli articoli di prodotto legati tra loro. Questa soluzione doveva essere ben integrata con i nostri sistemi MCAD, ECAD e ERP.

Stai cercando una base centrale di dati che funga da Product Data Backbone e ti consenta di avere dati completi, dal R&D al supporto post-vendita? Vuoi integrare i tuoi sistemi CAD e il tuo software ERP collegandoli tra loro? PRO.FILE consente di collegare direttamente il settore R&D con l’area Acquisti, Vendite, Produzione e altri reparti: contattaci per una consulenza gratuita e per una demo di PRO.FILE direttamente presso la tua sede aziendale.

Fonte dell’articolo: Dimitri Baumtrok (PROCAD)

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I vantaggi di un Document Management System relativo al prodotto

La documentazione tecnica è una parte fondamentale e integrante del prodotto e deve pertanto deve rientrare anch’essa nei processi PLM che lo governano.
E’ pertanto necessario disporre di una unica soluzione che consenta di classificare tutti i documenti, archiviarli in modo univoco e gestirli insieme ai dati del prodotto o alla documentazione del progetto: in tal modo si crea un file del ciclo di vita digitale che contenga tutti i dati per un particolare prodotto e lo accompagni durante il suo ciclo di vita.

Cosa fa un Document Management System DMStec?

Ciò significa avere a disposizione i documenti corretti quando se ne ha necessità, indipendentemente dall’origine dei documenti stessi. Una volta implementato, è possibile avere piena visibilità e trasparenza per quanto riguarda la relazione tra gli uni e gli altri. Ad esempio, tra Dati anagrafici delle parti di un componente o di un assieme e Documenti tecnici come manuali, contratti e specifiche, oltre a dati aziendali come massaggi di posta elettronica e verbali di riunione.

Ne beneficia anche la collaborazione…

Inoltre, è possibile migliorare la collaborazione tra il supporto post-vendita, i clienti e gli operatori contribuendo a fornire loro i file di ciclo di vita o i file desiderati e necessari, ad esempio fotografie digitalizzate, registrazioni audio e video o software di elaborazione per il controllo dei componenti della macchina.

Sistemi come PRO.FILE includono un sistema di gestione documentale aziendale per i tuoi dati e documenti relativi ai prodotti (DMStec).

E tu come gestisci tutta la documentazione tecnica relativa al prodotto? Rappresenta una parte consistente del tuo lavoro quotidiano e hai necessità di gestirla in modo completo e corretto?

Affidati a chi ha già gestito progetti specifici nell’ambito della gestione e della condivisione della conoscenza e del know-how aziendale e contattaci.

Fonte dell’articolo: Dimitri Baumtrok (PROCAD)

Sei curioso di capire come PRO.FILE potrebbe collocarsi all’interno della tua realtà aziendale, e come potremmo collaborare insieme?

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Office Automation - copertina

PRO.FILE PLM protagonista dello speciale “Document Management” su Office Automation

La rivista Office Automation sul numero di Marzo 2019 ha dedicato uno speciale al Document Management nelle aziende industriali. Per PRO.FILE Italia è stata l’occasione di presentare una nuova categoria di sistemi di Gestione Documentale che viene sempre più apprezzata dalle aziende manifatturiere che si approcciano al PLM, la Gestione Documentale Strutturata DMStec.

“Qualsiasi azienda industriale che realizzi prodotti finiti, macchinari o intere infrastrutture industriali, ha un problema di gestione documentale viste le complesse informazioni che entrano in gioco in tutte queste strutture. Un problema non adeguatamente supportato dai sistemi tradizionali di document management”
Enrico Borca, Sales & Partner Manager di PRO.FILE Italia

Rispetto ai sistemi DMS di gestione documentale tradizionali, PRO.FILE come DMStec collega i documenti con le strutture tecniche senza interruzione nel flusso di dati così da avere una visione d’insieme di un prodotto, di un macchinario e di un impianto lungo tutto il ciclo di vita e senza creare duplicati.
Tali strutture, infatti, sono definite attraverso metadati e link: in tal modo uno stesso documento sarà presente nel sistema solo una volta, e che quindi qualsiasi suo aggiornamento venga gestito in modo automatico in tutte le strutture in cui è collegato, o solo in alcune di esse.

I vantaggi del DMStec rispetto ai sistemi DMS tradizionali

In aggiunta grazie ad una piattaforma per la Gestione Documentale Strutturata è possibile sfruttare diverse funzionalità aggiuntive e particolarmente utili nelle aziende di Engineering

  • modalità di ricerca con l’utilizzo di tag e hashtag (#)
  • indicizzazione dei documenti
  • duplicazione dei documenti
  • versioning (gestione delle versioni)
  • correlazione dei documenti tra diversi software aziendali
Evento - Share. Connect. Mobile.

30.05.2019 | Il nostro evento: Share. Connect. Mobile con PRO.FILE by Procad

Il futuro dei tuoi dati di prodotto è ora! Parlare di digitalizzazione – oggi – non basta: occorre riflettere su come metterla in pratica e applicarla all’interno dei modelli di business delle aziende, nel lavoro di tutti i giorni. Perché i dati digitali stanno diventando un argomento sempre più strategico nel settore manifatturiero? Quale è il valore aggiunto dei tuoi dati? Sei davvero certo che essere sempre connesso significhi davvero lavorare in digitale?

A questa e a tutte le altre domande daremo risposta all’interno del nostro evento, Share. Connect. Mobile.

Il futuro dei dati di prodotto è digitale

Digitalizzazione, IoT e Industria 4.0 stanno cambiando il volto dei prodotti e dei servizi che le aziende progettano e propongono sul mercato ogni giorno. Occorre però partire dalle fondamenta per costruire delle solide strategie digitali. Come fare? Basta overload di dati e informazioni, con PRO.FILE puoi creare il tuo Product Data Backbone, una struttura portante dei dati di prodotto per digitalizzare il ciclo di vita del prodotto e dei relativi documenti.

Stiamo preparando un nuovo evento targato Cadtec!!! Digitalizzazione end-to-end, processi digitali, App configurabili per avere PRO.FILE sempre a tua disposizione e… il nuovo PRO.FILE Next, una nuova generazione di prodotti completamente ridisegnata e riprogettata.

L’agenda del meeting

dalle ore 9:00
Registrazione dei partecipanti e welcome coffee

9:30
Benvenuto e presentazione dell’agenda da parte di Cadtec e Pro.file Italia

9:45
Procad, Today & Tomorrow
Una sola missione: il futuro digitale dei tuoi dati di prodotto e l’evoluzione del portfolio prodotti di PROCAD.

Spoiler e preview di PRO.FILE Next – Not just another release: real-time collaboration tra le aree R&D, progettazione, produzione, acquisti, vendite e marketing.

10:15
L’importanza della digitalizzazione per le aziende tecniche manifatturiere
Come la digitalizzazione impatta sul miglioramento dei processi e delle performance aziendali: impulsi per digitalizzare il tuo Product & Document Lifecycle Management.

10:30
Il Cloud collaborative PLM con PROOM. Il PLM oltre i confini aziendali
Il numero di progetti di sviluppo prodotto condivisi con partner esterni, clienti e fornitori è in costante aumento, superando i confini aziendali. Lo scambio di documenti tecnici sensibili e delle informazioni nelle aziende di Engineering richiede una gestione documentale strutturata DMStec. Con PROOM lo scambio semplice, sicuro e tracciato, direttamente dalla interfaccia utente di PRO.FILE!
Real solution e demo 100% live.

10:45
Coffee break

11:00
App e Mobile PLM: i tuoi dati in tempo reale. Ovunque.
Grazie alla piattaforma Flexmobility è possibile creare App PRO.FILE senza programmare. La stessa filosofia EASY.CON di PRO.FILE (Configurazione anziché Programmare), applicata alle App. Il task al centro, per implementare processi anche complessi, renderli subito fruibili e accedere ai dati e documenti di prodotto sempre e ovunque.
Real solution e demo 100% live.

11:15
Il Process Management con PRO.FILE. Il controllo di processo, in ogni momento
Come gestire, ottimizzare e digitalizzare i processi aziendali con PRO.FILE, il modulo PRO.CEED e le App mobile. Controllo automatizzato di progetti e documenti: una base comune per i dati e i documenti dei diversi dipartimenti per garantire trasparenza, collaborazione e workflow di lavoro accelerati.
Real solution e demo 100% live.

12:15
Virtualizzazione delle Workstation grafiche: il futuro dell’Ufficio Tecnico
L’evoluzione dell’Ufficio Tecnico e del modo quotidiano di lavorare. Un ambiente di lavoro che guarda al futuro: prestazioni – sicurezza – produttività.
Speech da parte di beanTech

12:30
Business lunch per tutti gli ospiti insieme a Cadtec e i partner
Momento di networking, con la possibilità di approfondire le diverse tematiche illustrate durante il meeting e fissare delle sessioni personali e dedicate di approfondimento.

dalle ore 14:00
(su richiesta, nel primo pomeriggio)
Sessioni individuali e workshop di approfondimento
Ti interessa avere qualche informazione in più su qualche argomento in particolare? Pensi che i temi affrontati durante il meeting siano strategici per la tua azienda? Discutiamone insieme! Nel pomeriggio i nostri esperti sono a tua disposizione per una sessione individuale di approfondimento.

La location dell’evento

Per il nostro evento abbiamo scelto una location che ci permettesse di esprimere la nostra idea di innovazione e di trasformazione, un’area dove valore e identità si fondessero in modo forte e qualificante.

Ci siamo lasciati ispirare e condividiamo in pieno i messaggi che si possono leggere all’ingresso di InfiniteArea: Connections. Innovation. Share. Spaces. Talent.
Un vecchio capannone industriale, rigenerato e riqualificato in chiave moderna, dove l’erba ha preso il posto del cemento. Un vecchio sito produttivo che è stato convertito in una fabbrica di valore (materiale e immateriale).

Vi accoglieremo all’interno dell’Hangar: una sala aperta, ispirata agli spazi di un aeroporto, un luogo dove – come cita il manifesto di InfiniteArea – “si arriva per ripartire, dove si fanno incontri inaspettati, dove si respira energia e attesa. Al centro la carlinga di un aereo, per ricordarci che l’uomo ha una naturale propensione all’esplorazione e che ogni innovazione è un viaggio, con destinazione il futuro”.

Vi aspetta una esperienza affascinante e indimenticabile!

Vuoi approfondire gli argomenti trattati?

Non ti è stato possibile partecipare al nostro evento, ma vorretsti ulteriori informazioni sui temi dell’agenda o sulle novità di PRO.FILE? Siamo a tua completa disposizione per ogni tipo di informazione sugli argomenti trattati, o per prenotare una sessione di approfondimento o un workshop dedicato…
Contattaci allo 0445.380175 o scrivici a [email protected]

24.01.2019 | Webinar: PLM Highlights. Mantenere l’ordine con intelligenza

Segna l’appuntamento in calendario:
Giovedì 24 gennaio 2019
ore 16:00

L’ordine rappresenta metà della vita … ma allora l’altra metà è dominata da confusione di dati, ricerche e malintesi? Lo sai che nei reparti tecnici, circa il 25% dell’orario di lavoro viene perso in ricerche e chiarimenti, con dispendiose conseguenze?

Nel nostro Webinar puoi scoprire come ordinare i tuoi dati e i documenti con un sistema Product e Document Lifecycle Management.
L’obiettivo: una ricerca veloce, senza perdite di tempo e la possibilità di lavorare in modo più produttivo.

Il sistema PLM e DMStec PRO.FILE, rivolto specificamente alla media e medio-grande azienda manifatturiera, di Engineering e impiantistica, ti offre la base per ritrovare velocemente i dati, evitando lunghe ricerche.

Agenda del webinar

  • I principi secondo i quali ordinare al meglio file e documenti
  • In che modo PRO.FILE ti sarà d’aiuto

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