Document Process Management: 5 motivi per introdurlo in azienda

Ogni azienda, tutti i giorni, deve gestire una quantità enorme di informazioni: tuttavia molto spesso spende soldi per cercare di governarla, ma senza riuscire a renderla un elemento produttivo e utile per rafforzare la propria competitività.

Perché queste criticità?

È la desolante conclusione di una ricerca condotta in Italia e tesa ad analizzare il rapporto tra i manager e l’informazione aziendale:

  • Una impresa media spende circa 1,5 milioni di € all’anno per acquisire dati e informazioni già presenti all’interno del proprio sistema ICT.
  • Il 42% dei professionisti utilizza, senza esserne consapevole, informazioni errate almeno una volta a settimana.
  • Il 52% dei manager ritiene alquanto insufficiente la capacità della propria azienda di gestire il proprio patrimonio di informazione.
  • Il 38% di essi si muove in maniera casuale e caotica all’interno dei propri dati non strutturati.

Eppure, la semplicità di accesso ai dati viene reputata come asset fondamentale della competitività aziendale.

Come governare questa situazione?

È necessario adottare un approccio che consenta la gestione dei documenti durante tutto il loro ciclo di vita: generazione e produzione, lavorazione, accesso e archiviazione. Così facendo tutti i documenti verranno generati in un formato adatto, in sicurezza, con possibilità di revisione, notifiche, statistiche e assegnazione di attività alle risorse.
Il Document Process Management integra persone, tecnologie e processi al fine di gestire adeguatamente il documento come luogo dove sono contenuti e risiedono dati, informazioni e conoscenze dell’azienda, il vero capitale.

Mediante questo nuovo approccio il documento non è più solo un elemento statico, bensì dinamico, in evoluzione e ben caratterizzato.

5 motivi per adottare il Document Process Management

1. Ridurre i costi
Grazie a workflow predefiniti, distribuzione della conoscenza secondo logiche ben definite e monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività sarà possibile intervenire in ogni momento in caso di deviazione dallo standard, senza dover successivamente recuperare il gap perso.

2. Migliorare le performance
L’automatizzazione di alcune attività consente di dirottare le risorse verso attività a maggior valore aggiunto. Gli strumenti di analisi consentono di monitorare i livelli di performance e di apportare eventuali correzioni.

3. Abbattere i costi nascosti
Accedere ai documenti cartacei richiede almeno 85 ore all’anno per ciascun dipendente. Si comprende facilmente che se si estende la riflessione all’intera azienda i numeri sono davvero fuori controllo. Adottare un percorso di dematerializzazione significa rendere l’informazione subito disponibile, senza tempi morti.

4. Incrementare il livello di sicurezza
Proprio perché le informazioni rappresentano il vero capitale dell’impresa, esso deve essere protetto per prevenire accessi non autorizzati e potenziale diffusione.

5. Incrementare la soddisfazione dei dipendenti
Il lavoro burocratico e amministrativo viene automatizzato e i dipendenti possono essere destinati ad attività a maggior valore aggiunto, con un incremento della soddisfazione lavorativa.

In conclusione

Gestire in maniera consapevole l’intero ciclo di vita dei documenti può davvero fare la differenza all’interno di una azienda. La sfida fondamentale è quella di rendere consapevoli management e utenti delle loro criticità attuali e del fatto che l’ottimizzazione dei flussi documentali potrebbe essere davvero la chiave di volta per la propria competitività e per dare risposte veloci e adeguate al mercato.

Mettere l’informazione giusta a disposizione della persona giusta nel momento giusto non è né facile né scontato, ma le soluzioni che possono aiutarvi a raggiungere questo risultato non mancano. La tua azienda ha già un sistema evoluto di gestione documentale?

Vuoi valutare quali potrebbero essere i vantaggi dell’introduzione di un Document Process Management in azienda? Stai cercando un partner che sia in grado di seguirti in tutto questo percorso proponendoti una soluzione aziendale per gestire l’informazione a 360 gradi e tutti i processi che la governano? Scopri CADTEC e contattaci per intraprendere il tuo percorso verso la digitalizzazione.

Fonte dell’articolo: sito web techeconomy.it

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Digitalizzazione dei documenti: gestione strutturata o destrutturata?

La maggior parte delle relazioni di business in Italia avviene mediante gestione cartacea, ma a quali costi?

Relazionarsi con tutti gli attori del nostro business in modo più efficace ed efficiente è sicuramente un obiettivo da perseguire per ogni azienda perché porta ad una riduzione sensibile dei costi diretti e indiretti e ad un aumento del fatturato. Relazionarsi significa anche gestire in modo organizzato e razionale tutte le informazioni e i servizi (contratti, ordini, spedizioni, fatturazione e pagamenti).
Ma allora perché in Italia la maggior parte di questi rapporti viene gestita su supporto cartaceo? Tonnellate di documenti, stampati, inviati e scambiati a mezzo mail, catalogati, archiviati: a quali costi (materiali, duplicazione, risorse impegnate in attività a basso valore aggiunto, spazio per gli archivi)? E i costi nascosti (margini di errore o perdita, impatto ambientale, procedure di lavoro)?

Da una ricerca dell’Osservatorio Digital innovation del POLIMI si evince che:”Chi lavora quotidianamente con le informazioni spende in media il 20-30% del tempo nel gestire informazioni e documenti che si trovano su supporto cartaceo”

Eppure gli strumenti e la normativa per la dematerializzazione dei documenti non mancano: e allora perché non intraprendere questo processo?

Come dematerializzare un documento?

Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronici, gestirli attraverso soluzioni software dedicate, condividerli in modo rapido e funzionale.

Una volta reso digitale il documento può anche essere inviato in conservazione digitale a norma – come previsto dalla legge italiana – per dare valore legale, fiscale e civile, al pari del documento cartaceo.

Inoltre, per qualsiasi necessità, ci si trova costretti a fare riferimento agli specialisti del prodotto, in quanto agli utenti finali non vengono dati tutti gli strumenti per riprogrammare e riadattare la soluzione prescelta.

La maggior parte dei prodotti presenti sul mercato inoltre, sono programmabili, pertanto, prima di essere perfettamente aderenti alla realtà di ogni azienda, devono essere lungamente adattati dai consulenti dell’azienda fornitrice e prevedono lunghi tempi di analisi, programmazione, sviluppo; anche il minimo ampliamento non può essere svolto in autonomia.

La dematerializzazione 2.0

Creare dei PDF da un documento cartaceo e conservarli in un archivio digitale del File System non è sufficiente! Le informazioni contenute sono comunque statiche, non possono essere modificate, aggiornate, analizzate e rese vive: è solo una immagine statica.
Parliamo di dematerializzazione 2.0 quando la gestione dell’informazione è strutturata e dinamica: il documento elettronico viene immesso nei processi informativi e reso vivo, i dati contenuti sono leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico. La gestione dell’informazione è così efficiente, rapida e produttiva, sia nella comunicazione interna che con gli interlocutori esterni all’organizzazione: la relazione è basata su una miglior qualità, senza attese, smarrimenti, inutili duplicati.

Digital Transformation: nuovo approccio organizzativo

Il focus si sposta dal documento al processo: non basta eliminare la carta!
Oltre ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, si deve porre sempre maggiore attenzione alla standardizzazione delle procedure, più razionali e veloci, tracciabili e analizzabili: ciò garantisce trasparenza e qualità nella gestione dell’informazione, come nessuna attività manuale potrebbe mai fare.

Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.

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Fonte dell’articolo: sito web digital4.biz

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trasformazione digitale

Trasformazione digitale: il principale ostacolo è la resistenza al cambiamento

trasformazione digitale

Le difficoltà delle medie imprese europee

Analizzando i risultati di una ricerca commissionata da Ricoh e condotta da Censuswide ad inizio 2017, si evidenzia che tra le medie imprese europee

  • il 95% si attende significativi vantaggi dal processo di digitalizzazione.
  • oltre il 50% ritiene che la trasformazione digitale sia fondamentale per superare alcuni ostacoli alla crescita.

tuttavia

  • il 91% soffre della cosiddetta “sindrome del figlio di mezzo”: ritiene infatti che tale processo -inevitabile- sia molto più difficoltoso per loro rispetto alle grandi aziende (che hanno risorse finanziarie per assumere risorse dotate di competenze specifiche in materia) e alle piccole imprese e start-up che sono più agili, flessibili e aperte a cogliere le nuove opportunità della digitalizzazione.

Nonostante tutto però il 94% di esse ha già implementato software e soluzioni specifici per attuare la digital transformation e per migliorare i processi interni.

I principali ostacoli alla Trasformazione Digitale

Se però ampliamo l’orizzonte alle imprese europee di ogni dimensione e valutiamo una seconda ricerca, commissionata da Cornerstone OnDemand e condotta da IDC sul ruolo delle HR nella trasformazione digitale all’interno delle Aziende, emerge che l’ostacolo principale per la maggior parte di loro è la resistenza delle persone al cambiamento.

Ogni trasformazione, anche digitale, comporta radicali cambiamenti di tipo organizzativo nel modo di intendere il lavoro e non tutti, sia per propria indole personale che per anzianità di servizio, sono pronti o aperti a valutare questo processo come una opportunità: in Italia la resistenza culturale al cambiamento è per il 46% il principale ostacolo alla trasformazione digitale. Il cambiamento deve divenire una accettazione condivisa (e quindi guidata da impegno e motivazione) e non una accettazione passiva.

A seguire, gli altri 4 principali ostacoli sono:

1. Mancanza di vision da parte della leadership: 29%

2. Risorse finanziarie insufficienti: 29%.
Ma se questo fosse solo un alibi?

3. Difficoltà a conservare i migliori talenti: 27%
I sistemi di Human Capital Management sono indispensabili: incentivi e orientamento alle performance sono necessari per trattenere in azienda proprio quelle risorse più innovative in grado di guidare la trasformazione digitale.

4. Mancanza di innovazione interna: 27%
In questo caso occorre guadagnarsi la fiducia di tutte le aree aziendali coinvolgendo sempre di più i dipendenti in questi processi di notevole rilevanza strategica.

Il ruolo delle HR in questo processo

Il ruolo delle HR è fondamentale, se non indispensabile, in simili contesti: non solo far comprendere la portata del cambiamento in atto, ma anche promuovere attivamente il lavoro flessibile che le iniziative IT possono implicare. In Italia l’81% delle aziende intervistate afferma di poter accedere a dati e applicazioni aziendali anche da remoto, mentre solo il 61% riferisce di poter svolgere del tutto o in parte il proprio lavoro mediante smartphone e tablet.
Ecco che la trasformazione digitale non è solo compito del team IT ma anche della funzione HR: le due funzioni, affiancandosi e lavorando a stretto contatto, possono garantire il successo dei progetti di trasformazione digitale all’interno di tutte le altre funzioni aziendali.

Bo Lykkegaard, Associate Vice President di IDC Software and European Enterprise Applications

“La trasformazione digitale è oggi una priorità assoluta per le aziende. Una trasformazione di successo richiede cambiamenti importanti nella gestione, nella formazione e nello sviluppo della forza lavoro. È richiesto, inoltre, un grande sforzo a livello di comunicazione interna, change management e, da parte dei manager di linea, un maggiore riconoscimento del fondamentale ruolo svolto dai responsabili HR in questo processo”.

Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.

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Fonti dell’articolo:
sito web cwi.it
sito web cornerstoneondemand.it

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