Perché scegliere la dematerializzazione?
Dematerializzare significa passare sempre più da una gestione del documento su carta ad una gestione su supporto informatico. Ma perché conviene ripensare e riorganizzare tutta la propria informazione aziendale abbandonando progressivamente il supporto cartaceo?
Una ricerca di carattere internazionale condotta da IDC (International Data Corporation) ha rilevato che il 55% dei documenti prodotti all’interno di una azienda nasce cartaceo e continua solo così la propria vita, assorbendo nella sua gestione circa 3,6 ore/settimana per ciascun lavoratore: ciò significa difficoltà di archiviare, condividere, ricercare i dati quando servono e possibilità di perdita e/o deterioramento. Conviene continuare su questa strada? No, e di ciò sono convinte anche le aziende intervistate dall’Osservatorio Digital Innovation del PoliMi che individuano come prioritario l’intervento in conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca più efficiente; il risparmio deriverebbe da una maggiore produttività, accuratezza e ottimizzazione dello spazio.
Quanto si può risparmiare?
Innanzitutto occorre essere consapevoli di quanto tale comportamento sia gravoso sul bilancio aziendale la produzione e la gestione di un singolo documento cartaceo: alcuni studi si attestano a 2,00 €/anno per ciascun foglio, contando anche il costo del personale che viene impiegato in una attività per nulla produttiva e spesso inutile. Senza contare il costo ambientale, con una risparmio di decine di migliaia di alberi abbattuti e milioni di tonnellate di CO2 prodotta.
Oltre al risparmio meramente economico, occorre tenere in considerazione anche:
- il recupero di produttività, con semplificazione dei processi;
- la maggiore accessibilità e condivisione tra coloro che sono autorizzati alla visione, senza continui scambi di mail interne;
- il potere di ricerca del Searchable Text, grazie alla scansione OCR.
Come intraprendere il processo di dematerializzazione in azienda? Scegli la competenza di CADTEC: come gestire l’informazione in azienda e tutti i flussi che la governano. Contattaci e spiegaci le tue esigenze: valuteremo insieme il percorso di digitalizzazione migliore per le tue esigenze.
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