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Che cosa è un processo aziendale?

Un processo aziendale consente a un’azienda di descrivere chi fa cosa e in quale ordine. Un processo è una serie di task eseguiti in sequenza: input chiaramente definiti in ingresso e output prestabiliti in uscita. L’output può essere un servizio, un prodotto o qualche altro obiettivo organizzativo. Combinando tutti i processi aziendali, possiamo descrivere come opera l’azienda stessa.

Per meglio comprendere il concetto paragoniamo un processo aziendale ad una ricetta. Immagina di essere a casa e di volere cucinare per cena qualcosa di diverso da un piatto di pasta o uova strapazzate. Sei in vena di sperimentare e cerchi una ricetta del risotto cremoso al gorgonzola. Scarichi una ricetta dal web e segui passo passo le indicazioni riportate per preparare il piatto di risotto. Non c’è nessuno lì al tuo fianco a verificare il tuo procedimento o a fornirti qualche suggerimento.

Ecco, una buona ricetta deve essere specifica. Pensa ancora al tuo risotto al gorgonzola. Hai seguito la ricetta, ma il risotto non è uscito come previsto. Perché è successo? Forse l’elenco degli ingredienti della ricetta non era abbastanza specifico. Forse le descrizioni di ciascun passaggio erano troppo vaghe.

Perché i processi sono importanti in un'azienda?

I processi aziendali sono la chiave per descrivere come un’azienda opera nella sua quotidianità. Pagare la fattura di un fornitore o elaborare l’ordine di un cliente sono entrambi processi aziendali. Le buone aziende hanno processi documentati. Consentono output coerenti, costanti e di alta qualità.
Documentando i loro processi, le aziende possono espandersi rapidamente. Le aziende che cercano di crescere mediante fusioni e acquisizioni necessitano di processi aziendali ben documentati per facilitare le integrazioni e supportare le operazioni aziendali unificate.
I processi sono anche cruciali per un efficace knowledge management. Possono essere utilizzati per la formazione dei nuovi dipendenti a svolgere le attività previste e ottenere i risultati desiderati.

Perché i processi aziendali sono così importanti per il PLM?

I processi aziendali consentono alle aziende di sviluppare e progettare, vendere, fornire e dare supporto ai loro prodotti in modo efficace. Il valore dei processi lungo il ciclo di vita del prodotto influenza fortemente il successo del prodotto in questione. Sprechi e inefficienze in questi processi si traducono in consegne ritardate e problematiche legate alla qualità.

Come definiamo un processo aziendale?

La gestione dei processi aziendali è un approccio generale che aiuta a promuovere l’efficienza in azienda. Tale percorso ricomprende la documentazione dei processi esistenti (Process Mapping), la definizione dei processi futuri (BPM = Business Process Modelling), l’implementazione dei processi definiti (Process Deployment) e la misurazione dei processi (Process Monitoring). Mappatura, definizione e monitoraggio dei processi aziendali sono attività di fondamentale importanza in un sistema PLM.

Vediamo nel dettaglio ciascuna di queste fasi:

1. Mappatura dei processi aziendali
Per creare una mappa dei processi aziendali, possiamo utilizzare un diagramma di flusso del processo suddiviso mediante fasce funzionali “swim lane”: il diagramma di flusso mostra una fascia per ogni ruolo e indica le attività e gli eventi che ogni ruolo esegue. L’esempio seguente rappresenta il processo di vendita di una piccola azienda (in questo caso il diagramma mostra la situazione attuale).

2. Modellazione dei processi aziendali
Durante questa fase, creiamo un modello migliorato per i processi che l’azienda vuole ottimizzare. Il modello rappresenta una struttura condivisa per la discussione e la comunicazione. Questo aiuta le persone a capire come funzionerà il processo e dove è possibile fare delle ottimizzazioni. L’esempio seguente rappresenta il processo di vendita precedentemente illustrato ma ottimizzato, dopo la fase di rimodellazione.

3. Implementazione del processo aziendale
Dopo aver definito i nuovi processi, dobbiamo implementarli. Al fine di implementare i cambiamenti in modo produttivo, deve essere predisposto un piano di formazione e supporto. Dopo l’implementazione, passiamo alla gestione costante dei processi aziendali. Ma è fondamentale seguire il processo e assicurare un feedback adeguato: il nuovo processo funziona bene? Abbiamo bisogno di apportare degli aggiustamenti?

4. Monitoraggio dei processi aziendali
Un buon processo aziendale deve essere misurabile. Utilizziamo gli indicatori KPI (Key Performance Indicator) per misurare l’efficienza e l’implementazione del processo. Un KPI è una metrica, un attributo quantificabile che ci aiuta a descrivere la performance e che può essere misurato. I KPI aiutano l’azienda a stabilire obiettivi e monitorare i progressi e l’efficienza dell’implementazione.

Cosa identifica un buon processo aziendale?

È importante mantenere i processi aziendali al giusto livello di dettaglio. Le aziende a volte confondono processi e metodi. Un processo è un insieme sequenziale di attività di alto livello, con input e output chiari. I metodi definiscono come eseguire le attività definite in quelle fasi del processo nei relativi sistemi informativi. I metodi sono più dettagliati e specifici per ciascun sistema.

Un buon processo di business è chiaro, ben documentato e facile da capire e mettere in pratica. Le attività di un processo devono essere ben evidenti, così come i ruoli di ciascun attore e le informazioni che usano e creano. Tutto ciò che non è abbastanza chiaro genererà confusione e sprechi.

I processi devono essere misurabili e gestibili. In altre parole: sfruttiamo i dati in nostro possesso per monitorare il processo e comprendere se sta funzionando bene o sta procedendo con difficoltà. I processi aziendali sono i mattoncini di qualsiasi organizzazione di successo. I processi aziendali ben gestiti sono un potente asset strategico aziendale. Se vuoi che le persone lavorino nel modo corretto, devi definire questo modo con un processo aziendale.

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Fonte dell’articolo e delle immagini: blog shareplm.com

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Una riflessione doverosa

Per molte aziende intraprendere un progetto PLM e portarlo avanti nel modo corretto non è affatto una passeggiata.

Alcuni affermano che un progetto PLM sia un progetto infinito, ma è meglio pensarlo come a un viaggio. Per quanto questa affermazione possa essere vera, ogni viaggio dovrebbe comunque avere delle pietre miliari e delle stazioni dove potersi riposare, godere dei traguardi raggiunti e pianificare la successiva parte del viaggio.

Uno dei progetti che solitamente porta con sé molti punti interrogativi è il benchmarking del PLM. Ci sono aziende che fanno protrarre questa fase di benchmarking per anni, senza tuttavia procedere con step successivi. Ci sono anche progetti PLM “impazziscono” nel momento in cui si arriva al punto di prendere una decisione. Come prevenire tutto ciò e pianificare nel modo più ragionevole il prossimo passo da fare in questo viaggio?

Il punto di partenza è fondamentale, ovvero chi ben comincia è a metà dell’opera!

Identificare gli obiettivi aziendali. Per quanto possa sembrare scontato, molte aziende non hanno ben chiari i loro obiettivi di business per il PLM e il processo di benchmarking. Senza obiettivi, l’analisi comparativa del PLM può facilmente trasformarsi in un processo infinito e infruttuoso di dibattiti e discussioni.

Definire gli obiettivi tecnici. Le tecnologie ricoprono un ruolo fondamentale. Allo stesso tempo, concordare anticipatamente alcuni aspetti tecnici può aiutare a prendere una decisione più veloce sull’architettura, sulla possibile tecnologia da adottare e ambito di applicazione della soluzione.

Organizzare un team di esperti interni ed esterni. E’ fondamentale circondarsi di esperti di ambito sia tecnico che organizzativo. Così facendo si avrà il supporto da parte di coloro che conoscono in modo approfondito l’organizzazione dell’azienda ma anche di chi saprà dare consigli sulle possibili tecnologie da adottare.

Accettare criteri quantificati e qualificati. Per prendere una decisione nel processo di benchmarking è necessario concordare in anticipo una serie di criteri. Condividere e discutere con il team questi criteri significa essere certi di non andare a interferire o mettere in discussione aspetti “intoccabili” dell’organizzazione.

I 3 grandi DO NOT del benchmark PLM

1. NON confrontare i prodotti PLM prima di aver definito chiaramente la strategia, gli obiettivi di business e le applicazioni della tecnologia. Sarà solamente tempo sprecato a discutere di elementi che potrebbero essere irrilevanti per l’azienda.

2. NON iniziare il processo di benchmarking prima di aver formato un team di persone con funzioni decisionali e conoscenza dei flussi di lavoro e processi che si intendono gestire con l’implementazione del PLM.

3. NON mischiare benchmarking esterni di PLM, tecnologie e best practice, con la valutazione interna dei processi aziendali, organizzazione del lavoro e tecnologie già in uso.

In conclusione

Operando con il giusto approccio il benchmark PLM è un progetto meno complesso di quanto si possa pensare. Stabilendo degli obiettivi, lavorando sulla strategia, isolando le aree di conflitto senza mescolare processi tecnologici, di business e flussi di lavoro, è possibile ottenere con tempi ragionevoli un progresso ben visibile. Successivamente, procedendo per step ben pianificati anche la fase di implementazione sarà più agevole e senza troppi scossoni nell’organizzazione del lavoro quotidiano.

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