Gennaio 2022 - Cadtec

Webinar: Giovedì 20.01.2022 dalle ore 16:00

Sfida: Come gestire i documenti aziendali in modo efficiente?

Nelle aziende, l’archiviazione e la gestione di tutta la documentazione, sono diventati un argomento fondamentale per il miglioramento dell’efficienza aziendale in ottica di digitalizzazione e Industria 4.0.

Tuttavia la sola scannerizzazione dei documenti con conseguente salvataggio su FileSystem non risultano metodi idonei; innanzitutto in termini di protezione e gestione dei dati aziendali, in secondo luogo, poiché non consentendo una vera collaborazione fra reparti, tutto il processo di reperimento delle informazioni diventa lungo e tedioso.

Per accedere alla vera digitalizzazione della documentazione aziendale, il sistema dovrebbe essere strutturato in modo da consentire ad ogni reparto di ricercare ed avere accesso alle informazioni di sua pertinenza, archiviate in un repository unico, sicuro e centralizzato.

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito:

In questo webinar affronteremo temi quali:

Le principali criticità dell’archiviazione su File System
La soluzione: il Product Data Backbone PRO.FILE e l’applicazione del DMStec
Alcune delle principali caratteristiche del sistema DMStec
I vantaggi e il valore aggiunto della gestione strutturata dei documenti aziendali
Case Study: Applicazioni del sistema di gestione documentale strutturato con PRO.FILE

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Eliminare la carta non significa digitalizzare i processi

Per definire un processo realmente digitale non è sufficiente passare dalla carta al file digitale. Occorre stare attenti alle apparenze e non accontentarsi solo di lavorare con un file in formato PDF.
Ciò che fa la differenza è il modo in cui vengono gestite le informazioni e come possono dare maggior valore aggiunto all’azienda. I documenti sono letti dalle persone, le informazioni digitali vengono processati dal sistema. Ciò significa che scannerizzare un documento (email, PDF, disegni) e archiviarlo nel File System non equivale alla digitalizzazione. Così facendo le informazioni contenute nel documento non sono utilizzabili digitalmente. Le informazioni devono essere gestite, bene. Devono essere strutturate e processabili, con la possibilità di collegamenti e link tra di loro per ricercare velocemente ciò che serve.

Un processo è digitale solo se le informazioni possono essere ulteriormente utilizzate ed elaborate

Oggi bisogna fare un’attenta valutazione per distinguere in un’azienda i processi digitali falsi da quelli reali. Il fatto che l’informazione non sia più cartacea, non significa per questo che sia digitale, ma è piuttosto semplicemente “elettronificata”. La fattura scansionata spedita come PDF da un fornitore al proprio cliente per e-mail ne è un tipico esempio. Le informazioni contenute nella fattura non sono utilizzabili digitalmente. Per un processo aziendale veramente digitale occorrono informazioni che siano realmente digitali.
Nel caso della fattura, è necessario innanzitutto che i dati delle immagini vengano letti mediante OCR (Optical Character Recognition), siano riconosciuti i dati d’intestazione e di posizione e, idealmente, confrontati con un ordine di base nel sistema ERP. Se il valore dell’ordine coincide con il valore della fattura, viene impiegato un workflow che trasmette i dati della fattura alla contabilità per il pagamento. La classica elaborazione automatizzata delle fatture senza intervento dell’uomo è esempio lampante di un vero processo aziendale digitale.

Un processo digitale è tale solo se le informazioni:

sono utilizzabili digitalmente.
sono elaborate meccanicamente.
è possibile l’interscambio tra i sistemi IT, sono collegati fra loro a tale scopo.

Digitalizzare i processi in Progettazione e R&D

Quanto detto può essere applicato anche nei reparti di progettazione e sviluppo.
Le informazioni presenti in un sistema PLM sono dati, documenti e processi che fanno parte dello sviluppo e della gestione del prodotto. Un esempio può essere il processo di modifica. La richiesta di modifica di un prodotto creata come PDF nel software PLM non è ancora un’informazione utilizzabile. Per diventare tale, l’istruzione in essa contenuta deve essere separata e linkata automaticamente con il rispettivo componente. Il semplice fatto che le singole voci della modifica siano specificate nella richiesta non consente ancora di classificarla completamente come digitale. E non è soltanto l’informazione sulla modifica che deve essere disponibile a livello digitale e deve essere collegata con la documentazione di modifica, bensì anche il task che ne deriva.

Se, pertanto, nell’ambiente PLM deve nascere un processo aziendale digitale, non è sufficiente mandare un task per email e aggiungere i componenti in questione come allegato. Piuttosto il task deve essere assegnato nel software PLM ad un utente incaricato e ciascun documento deve essere presente una sola volta. Il processo di modifica nel sistema PLM guida poi tutti i dati di prodotto e i documenti collegati alla modifica, accompagnati dal task.

In conclusione

Questi due scenari ci fanno comprendere quando un processo può definirsi realmente digitale. E che ogni settore dell’azienda può essere coinvolto in questa trasformazione digitale, traendone notevoli benefici sia economici che in termini di produttività. L’azienda deve creare i requisiti tecnici informatici necessari. Sono tre i settori essenziali per la digitalizzazione: il sistema ERP (con SCM, Business Intelligence e manutenzione) per il collegamento di produzione, finanze, vendita e assistenza, i sistemi Office (inclusi Intranet, il portale e il sistema CRM) nonché i software PLM per la realizzazione e la gestione del prodotto.

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Fonte dell’articolo: blog di PRO.FILE Italia

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20.01.2022 | Webinar: La gestione documentale strutturata con PRO.FILE