La gestione dei processi è un argomento particolarmente importante all’interno delle aziende. Tuttavia, oggi, l’approccio statico utilizzato negli anni ’90 e 2000 non funziona più. In passato tutto il possibile veniva tradotto in processi rigidi, che poi venivano mappati all’interno di un software.
Nei processi di collaborazione interni, ad esempio tra reparti R&D e produzione-service, i processi rigidi sono più un ostacolo che una utilità: troppo lenti e poco flessibili.
Con il metodo della gestione dell’impatto digitale, i processi dovrebbero essere digitalizzati passo dopo passo e mantenuti flessibili. Questo significa definire processi digitali sulla base delle informazioni che sono disponibili digitalmente e renderli utili e facilmente fruibili dalle persone.
Parti dal modello di business
La gestione dell’impatto digitale inizia dal modello di business.
Da lì si declina le necessità della collaborazione in azienda fino alle procedure concrete e si esaminano le dipendenze tra le diverse aree aziendali.
Innanzitutto, è importante identificare quali siano i processi di cui si desidera aumentare il livello di digitalizzazione. Questi dovrebbero essere i processi attraverso i quali la digitalizzazione promette il maggiore impatto. Gli obiettivi non dovrebbero essere troppo generici, ad esempio l’aumento dell’efficienza del processo nella produzione, ma neppure troppo dettagliati.
Nella fase successiva, devono essere definiti i criteri di realizzazione per ciascun grado di digitalizzazione. In questa fase occorre determinare come viene concretamente fissato il grado di digitalizzazione del processo selezionato. Spesso, i processi e gli ambiti da digitalizzare non sono adeguatamente descritti, ma riguarda essenzialmente le funzionalità del software acquistato, che viene quindi sfruttato solo in minima parte.
Nei progetti interni si parla poco dell’effetto che il nuovo processo digitalizzato dovrebbe effettivamente raggiungere. La gestione dell’impatto digitale da questo punto di vista è veramente efficace.
Domande concrete sui task
Andando più nel dettaglio: il task non dovrebbe essere quello di introdurre un nuovo software PLM, ma di realizzare – ad esempio – una gestione coerente degli articoli nello sviluppo del prodotto. Realizzare ciò nel concreto significa, ad esempio, disporre di dati degli articoli utilizzati nello sviluppo sincronizzati con il reparto Acquisti, Pianificazione e Produzione. Il vantaggio identificato deve quindi essere tradotto in un ROI.
Infine, il nuovo metodo di lavoro all’interno dell’azienda deve essere reso standard affinché il ROI sia raggiunto e il grado di digitalizzazione deve essere misurato e continuamente aumentato.
Le regole devono essere rispettate
Se, ad esempio, un’organizzazione desidera organizzare il filesharing con i partner (clienti, fornitori, studi esterni…) tramite stanze di progetto basate su cloud, è necessario che tutti i dipendenti rispettino in modo coerente la nuova regola definita e il nuovo modo di collaborare.
L’effetto della digitalizzazione, in questo caso, sarà il controllo automatico delle versioni e degli accessi, controllo che in precedenza avveniva manualmente, sperando che nessuno utilizzasse una versione obsoleta del file per l’invio via posta elettronica.
La digitalizzazione dei processi richiede una gestione rigorosa delle modifiche e funziona solo con un’implementazione persistente. Il team incaricato di questo progetto deve porre una serie di domande al fine di rendere standard il nuovo processo in azienda in modo sostenibile:
- Quanto è rilevante l’effetto dei benefici del nuovo processo per l’azienda e c’è una decisione farlo in questo modo?
- Tutti gli interessati sono coinvolti e conoscono gli obiettivi?
- Le modifiche funzionano correttamente nella gestione quotidiana e sono implementate da tutti?
Se il nuovo processo non produce l’effetto desiderato, è importante tornare indietro e riprogrammarlo. Il processo deve essere flessibile e non rigido: questo è il metodo in cui la gestione dei processi funziona correttamente al tempo della digitalizzazione.
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Fonte dell’articolo: Raimund Schlotmann (Managing Director di Procad) sulla rivista IT & Production Online
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