Buona pausa estiva da tutto lo staff Cadtec!

‘Not all who wander are lost’ J.R.R. Tolkien

Ecco cosa faremo nella nostra pausa estiva: esploreremo nuove strade… per ricaricarci e tornare pronti per un autunno ricco di novità!

I nostri Uffici saranno chiusi per le ferie estive durante la settimana da lunedì 10 a venerdì 14 agosto. Torneremo nuovamente operativi e pronti per darvi il nostro supporto a partire da lunedì 17 agosto.

🔧 Il nostro portale di supporto sarà attivo 24/7!

Come sempre sarà operativo il nostro portale di supporto Deskero tramite il quale potrete inserire in ogni momento i ticket per richieste di intervento, assistenza o per eventuali segnalazioni: i nostri tecnici specializzati saranno a disposizione per rispondere alle vostre richieste .

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 Buone ferie da tutto lo staff di Cadtec!

Document Process Management: 5 motivi per introdurlo in azienda

Ogni azienda, tutti i giorni, deve gestire una quantità enorme di informazioni: tuttavia molto spesso spende soldi per cercare di governarla, ma senza riuscire a renderla un elemento produttivo e utile per rafforzare la propria competitività.

Perché queste criticità?

È la desolante conclusione di una ricerca condotta in Italia e tesa ad analizzare il rapporto tra i manager e l’informazione aziendale:

  • Una impresa media spende circa 1,5 milioni di € all’anno per acquisire dati e informazioni già presenti all’interno del proprio sistema ICT.
  • Il 42% dei professionisti utilizza, senza esserne consapevole, informazioni errate almeno una volta a settimana.
  • Il 52% dei manager ritiene alquanto insufficiente la capacità della propria azienda di gestire il proprio patrimonio di informazione.
  • Il 38% di essi si muove in maniera casuale e caotica all’interno dei propri dati non strutturati.

Eppure, la semplicità di accesso ai dati viene reputata come asset fondamentale della competitività aziendale.

Come governare questa situazione?

È necessario adottare un approccio che consenta la gestione dei documenti durante tutto il loro ciclo di vita: generazione e produzione, lavorazione, accesso e archiviazione. Così facendo tutti i documenti verranno generati in un formato adatto, in sicurezza, con possibilità di revisione, notifiche, statistiche e assegnazione di attività alle risorse.
Il Document Process Management integra persone, tecnologie e processi al fine di gestire adeguatamente il documento come luogo dove sono contenuti e risiedono dati, informazioni e conoscenze dell’azienda, il vero capitale.

Mediante questo nuovo approccio il documento non è più solo un elemento statico, bensì dinamico, in evoluzione e ben caratterizzato.

5 motivi per adottare il Document Process Management

1. Ridurre i costi
Grazie a workflow predefiniti, distribuzione della conoscenza secondo logiche ben definite e monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività sarà possibile intervenire in ogni momento in caso di deviazione dallo standard, senza dover successivamente recuperare il gap perso.

2. Migliorare le performance
L’automatizzazione di alcune attività consente di dirottare le risorse verso attività a maggior valore aggiunto. Gli strumenti di analisi consentono di monitorare i livelli di performance e di apportare eventuali correzioni.

3. Abbattere i costi nascosti
Accedere ai documenti cartacei richiede almeno 85 ore all’anno per ciascun dipendente. Si comprende facilmente che se si estende la riflessione all’intera azienda i numeri sono davvero fuori controllo. Adottare un percorso di dematerializzazione significa rendere l’informazione subito disponibile, senza tempi morti.

4. Incrementare il livello di sicurezza
Proprio perché le informazioni rappresentano il vero capitale dell’impresa, esso deve essere protetto per prevenire accessi non autorizzati e potenziale diffusione.

5. Incrementare la soddisfazione dei dipendenti
Il lavoro burocratico e amministrativo viene automatizzato e i dipendenti possono essere destinati ad attività a maggior valore aggiunto, con un incremento della soddisfazione lavorativa.

In conclusione

Gestire in maniera consapevole l’intero ciclo di vita dei documenti può davvero fare la differenza all’interno di una azienda. La sfida fondamentale è quella di rendere consapevoli management e utenti delle loro criticità attuali e del fatto che l’ottimizzazione dei flussi documentali potrebbe essere davvero la chiave di volta per la propria competitività e per dare risposte veloci e adeguate al mercato.

Mettere l’informazione giusta a disposizione della persona giusta nel momento giusto non è né facile né scontato, ma le soluzioni che possono aiutarvi a raggiungere questo risultato non mancano. La tua azienda ha già un sistema evoluto di gestione documentale?

Vuoi valutare quali potrebbero essere i vantaggi dell’introduzione di un Document Process Management in azienda? Stai cercando un partner che sia in grado di seguirti in tutto questo percorso proponendoti una soluzione aziendale per gestire l’informazione a 360 gradi e tutti i processi che la governano? Scopri CADTEC e contattaci per intraprendere il tuo percorso verso la digitalizzazione.

Fonte dell’articolo: sito web techeconomy.it

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