Paperless office: realtà o utopia?
Le tecnologie digitali continuano a evolversi e diventano via via sempre più accessibili, è sempre più facile pensare a una vita quotidiana senza la carta.
Ma è possibile, anche per le imprese, intraprendere il cammino verso un paperless office?
Le abitudini sono dure da abbandonare e le persone non amano il cambiamento, ma le organizzazioni basate su carta lottano ogni giorno per tenere il passo con la nuova era digitale. L’elaborazione manuale delle transazioni commerciali è inefficiente, richiede tempo ed è costosa. Ma fortunatamente, con la prevalenza del cloud computing, delle applicazioni di firma digitale, della gestione dei documenti e delle soluzioni di automation aziendale, la via verso la maggiore efficienza è facilmente raggiungibile. La digitalizzazione porta benefici in vari dipartimenti, dalla contabilità alle richieste delle risorse umane, dalla gestione contrattuale alla archiviazione di file.
La gestione documentale digitale deve essere un supporto, mai un ostacolo per l’azienda e le persone che ogni giorno la vivono. Procedure e processi devono essere introdotti in modo da ridurre il più possibile l’impatto sui flussi di lavoro consolidati e sugli equilibri raggiunti: gli utenti, per primi, saranno felici di perseguire questa nuova organizzazione paperless del lavoro perché comprenderanno l’utilità e la semplificazione che porta con essa.
Perché digitalizzare il proprio business?
Possiamo riassumere qui di seguito i 6 principali vantaggi per dirottare sempre più il proprio business verso il paperless:
1. Automazione dei flussi di lavoro
La gestione paperless e il processo di dematerializzazione possono contribuire ad aumentare l’efficienza in un’azienda sostituendo i documenti cartacei con il flusso automatico di dati e documenti. L’automazione dei flussi può semplificare le attività sensibili, attivando eventi attraverso un flusso di lavoro specifico e disegnato sulla singola azienda. Ogni persona coinvolta nel processo riceve una notifica quando è necessario compiere una determinata azione: basta dimenticanze, ritardi, smarrimenti di documenti o deterioramento.
Da dove iniziare? Quale ufficio rappresenta il collo di bottiglia dove le pratiche rallentano? E’ proprio da questo punto che è necessario cominciare a progettare il nuovo sistema di gestione documentale e dei processi.
2. Efficienza col turbo
Le attività divengono più rapide e consistenti e i file sono immediatamente accessibili sempre e ovunque, senza lunghe e improduttive ricerche all’interno degli archivi cartacei. Aumenta la qualità del lavoro e il tempo da dedicare ad attività ricche di maggior valore aggiunto o particolarmente critiche per la soddisfazione del cliente.
Il criterio di riservatezza e protezione deve essere garantito con l’assegnazione di opportuni privilegi di accesso, tuttavia è anche necessario evitare di porre troppe barriere alla circolazione di documenti che non sono riservati.
3. Soluzioni integrate
Le differenti soluzioni e piattaforme IT già presenti all’interno dell’azienda possono essere facilmente integrate in modo da moltiplicare le loro funzionalità e rendere vivi e pienamente sfruttabili i dati presenti al loro interno. Questo consente agli utenti di lavorare sulle attività attraverso una serie di piattaforme e di monitorare facilmente i progressi.
4. Meno carta = più green
Riducendo la quantità di carta utilizzata, è possibile ridurre l’impatto negativo dell’azienda sull’ambiente. Eliminando il supporto cartaceo non solo diminuirà l’impatto sull’ambiente dell’azienda, ma anche i costi potranno essere ridotti sensibilmente. Avendo tutti i documenti aziendali digitalmente organizzati e accessibili, non esiste più la necessità di effettuare fotocopie, spedire documenti a mezzo posta o dedicare costose porzioni dei propri spazi all’archivio: carta, inchiostro, toner, attività di manutenzione delle attrezzature e delle infrastrutture sono ridotte al minimo.
Al giorno d’oggi chiunque è chiamato a preservare e tutelare l’ambiente attraverso l’adozione di pratiche di vita green.
Pertanto, non solo nella vita privata ma anche in ambito lavorativo, la sostenibilità è diventata un vero imperativo; sempre più aziende stanno comprendendo il valore e i benefici che l’adozione di un business più green può portare all’ intero ecosistema e all’organizzazione stessa, sia in termini economici che produttivi.
5. Produttività remota
Accesso alle informazioni importanti anche da remoto, in qualunque momento e ovunque ci si trovi (ad un appuntamento con un cliente, in treno, in attesa in aeroporto, etc.)
Ma anche la possibilità di eseguire modifiche su dati e documenti, approvare richieste e attività, eseguire task secondo un workflow prestabilito direttamente da dispositivi mobile: tutto questo senza mettere piede in ufficio, ma con la garanzia di accesso a informazioni sempre corrette e aggiornate.
6. Disaster Recovery
E in caso di disastri o calamità naturali? Se l’unico archivio disponibile si trova presso la sede dell’azienda e documenti chiavi sono lì conservati non c’è alcuna possibilità di recupero. Una gestione paperless razionale e mediante una soluzione di gestione documentale permette di avere a disposizione un backup costante di tutti i documenti e le informazioni critiche e insostituibili e consente di riprendere la propria attività senza soluzione di continuità e mantenendo la piena integrità di ciò che è importante e vitale per una azienda.
In conclusione
Spostare il proprio business sempre più verso una gestione paperless e uffici senza carta è estremamente importante per il benessere dell’azienda e dell’ambiente. Non solo andrà a ridurre i costi e spingere la produttività, ma spostandosi verso l’elaborazione digitale delle informazioni l’impresa sarà portata a fare di più con meno, con notevole beneficio a favore dell’efficienza e della soddisfazione degli utenti tutti.
Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.
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Fonti dell’articolo:
The Paperless Project
L’Adigetto, quotidiano di opinione virtuale
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