L’implementazione di qualsiasi software in azienda è una questione estremamente delicata. Stressante per i decisori, impegnativa per gli utilizzatori e spesso va rivista a distanza per calcolarne l’effettivo ROI* con la dirigenza. In particolare, l’implementazione PLM come Product Lifecycle Management è una tipologia di software che cambia la filosofia aziendale, la gestione dei documenti, la collaborazione e la comunicazione fra reparti. Essa, infatti, punta a migliorare l’efficienza/efficacia dei processi in ottica di digitalizzazione e Industria 4.0.
Come evitare di farsi spaventare da un cambiamento così radicale della struttura? In che modo valutare anticipatamente le fasi di sviluppo del processo di implementazione? E’ possibile eliminare i blocchi di resistenza al cambiamento che potranno crearsi? Come gestire al meglio l’evoluzione aziendale verso il futuro?
Alcuni dei metodi più innovativi per mettere in atto questa implementazione PLM sono il Change Management e il Reverse Mentoring. Vanno intesi solamente come trend delle grandi compagnie e non come unici accorgimenti da mettere in atto; potrebbero, tuttavia, essere il punto di svolta per l’evoluzione aziendale.
Change Management, dalle Scienze Sociali ai cambiamenti aziendali.
Il Change Management è una tendenza di cui si parla molto (Forbes) ma, in realtà, è un concetto che esiste da centinaia di anni e consiste nella gestione dei cambiamenti. Nello specifico, la versione moderna del termine prevede un management che viene realizzato tramite fasi e strumenti dedicati, con particolare attenzione all’approccio umano alle trasformazioni.
“Questi strumenti comprendono un approccio strutturato che può essere efficacemente utilizzato per realizzare, accompagnare e supportare la transizione, aiutando così l’organizzazione a realizzare e governare la propria trasformazione” – Wikipedia.
Ma quali sono gli effettivi vantaggi del Change Management?
Tra i vantaggi che possono essere quantificabili vi sono:
– definizione chiara (e maggiorata) del ROI*;
– rispetto di tempi e budget prefissati per l’implementazione;
– raggiungimento puntuale degli obiettivi iniziali.
I maggiori benefici che apporta, tuttavia, non sono facilmente valutabili perché riguardano il personale aziendale coinvolto direttamente. Già nel 1974 Schön individua il cosiddetto “Conservatorismo Dinamico delle Organizzazioni” in cui sostiene come il conservatorismo “induce ad auto proteggersi dai cambiamenti non originati dalla propria volontà. Schön riconosce la crescente necessità delle organizzazioni a divenire più flessibili per far fronte alla crescente velocità dei cambiamenti che le investono in misura sempre maggiore, arrivando a dotarsi di un processo di ‘apprendimento’ continuo.” – Wikipedia
Le organizzazioni in genere, e le aziende nello specifico, possono utilizzare il Change Management come utile strumento per qualsiasi trasformazione aziendale, compresa l’implementazione PLM. In particolare, una gestione strutturata del processo diminuisce gli errori riscontrabili, permette di rispettare tempistiche, budget ed obiettivi, aumenta il coinvolgimento al progetto del personale riducendo le resistenze ed infine crea la coesione d’intenti di cui l’implementazione PLM necessita per essere efficace.
Reverse Mentoring: le generazioni a confronto
Un ulteriore sviluppo aziendale in voga (Corriere della Sera) è costituito dal Reverse Mentoring. Questo termine, per quanto di tendenza, nasce nel 1999 grazie a Jack Welch, ex CEO della General Electric. Egli ideò uno specifico (quanto semplice) programma per ridurre il gap generazionale. Welch “chiese ai 500 top manager dell’azienda di individuare giovani impiegati che potessero insegnare loro l’utilizzo del web. (..) Le competenze digitali dei junior e l’esperienza dei senior si incontrano.” – Fondirigenti
Oggi il Reverse Mentoring viene definito come uno dei capisaldi nello sviluppo della cultura al cambiamento. Utilizzare il know-how e le competenze aziendali in ottica di efficienza/efficacia permette non solo di risparmiare ma anche di aumentare la coesione del personale. Si rendendo così le skills proprie un bene comune a sostegno dell’intera impresa.
I principali benefici del Reverse Mentoring nell’Implementazione PLM
Un tempo, non così lontano, le competenze aziendali erano suddivise rigidamente fra settori ed in ognuna delle divisioni aziendali era presente una figura cardine.
Pensiamo ad esempio allo sviluppo di un prodotto, ed immaginiamo il “signor Giovanni”, dipendente dal lontano 1968 che conosce ogni particolare di ogni prodotto che è stato venduto in azienda. Gran lavoratore e perfetto risolutore di problemi si affida alle sue esperienze e ad anni di relazioni con fornitori e clienti.
Mai utilizzato un computer, si affida alle telefonate dirette per soluzionare grattacapi.
Immaginiamo ora di mettere nelle sue mani un PLM, uno strumento magnifico, completo ed efficiente che potrebbe risolvere molti dei suoi mal di testa e permettergli qualche giorno di ferie all’anno. Lo shock è assicurato e certamente egli diventerà un paladino della campagna anti-PLM.
Pensiamo ora di affiancare al signor Giovanni una delle nuove leve dell’ufficio: Francesco anno 2000, millennial con tanta voglia di imparare ma nessuna esperienza. La loro collaborazione permetterà ad entrambi di aumentare le competenze, li farà sentire utili e porterà il know-how ad essere condiviso e a costituire un valore aggiunto del loro lavoro.
L’uso del Reverse Mentoring nell’implementazione PLM non permette solamente di risparmiare sulle spese di formazione; abbatterà barriere generazionali e di competenza, darà dignità a tutte le figure coinvolte, diminuirà le resistenze al cambiamento e permetterà di utilizzare diversi approcci nella risoluzione di problemi.
Due metodi non fanno una soluzione!
Per quanto entrambi i metodi di cui si è trattato possano essere estremamente utili per un’ottima implementazione PLM, non è possibile utilizzarli come unico approccio.
La scelta di evolvere come azienda adottando un Product Lifecycle Management richiede attenzione e preparazione, dall’iniziale fase di scelta del prodotto e dei consulenti, alla comunicazione interna; dalla presentazione della proposta alla dirigenza fino alla comunicazione interna del cambiamento al personale coinvolto.
*ROI = Return on Investment o ritorno dell’investimento, la redditività degli investimenti effettuati dall’azienda.
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