Digitalizzazione dei documenti: gestione strutturata o destrutturata?

La maggior parte delle relazioni di business in Italia avviene mediante gestione cartacea, ma a quali costi?

Relazionarsi con tutti gli attori del nostro business in modo più efficace ed efficiente è sicuramente un obiettivo da perseguire per ogni azienda perché porta ad una riduzione sensibile dei costi diretti e indiretti e ad un aumento del fatturato. Relazionarsi significa anche gestire in modo organizzato e razionale tutte le informazioni e i servizi (contratti, ordini, spedizioni, fatturazione e pagamenti).
Ma allora perché in Italia la maggior parte di questi rapporti viene gestita su supporto cartaceo? Tonnellate di documenti, stampati, inviati e scambiati a mezzo mail, catalogati, archiviati: a quali costi (materiali, duplicazione, risorse impegnate in attività a basso valore aggiunto, spazio per gli archivi)? E i costi nascosti (margini di errore o perdita, impatto ambientale, procedure di lavoro)?

Da una ricerca dell’Osservatorio Digital innovation del POLIMI si evince che:”Chi lavora quotidianamente con le informazioni spende in media il 20-30% del tempo nel gestire informazioni e documenti che si trovano su supporto cartaceo”

Eppure gli strumenti e la normativa per la dematerializzazione dei documenti non mancano: e allora perché non intraprendere questo processo?

Come dematerializzare un documento?

Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronicigestirli attraverso soluzioni software dedicatecondividerli in modo rapido e funzionale.

Una volta reso digitale il documento può anche essere inviato in conservazione digitale a norma – come previsto dalla legge italiana – per dare valore legale, fiscale e civile, al pari del documento cartaceo.

Inoltre, per qualsiasi necessità, ci si trova costretti a fare riferimento agli specialisti del prodotto, in quanto agli utenti finali non vengono dati tutti gli strumenti per riprogrammare e riadattare la soluzione prescelta.

La maggior parte dei prodotti presenti sul mercato inoltre, sono programmabili, pertanto, prima di essere perfettamente aderenti alla realtà di ogni azienda, devono essere lungamente adattati dai consulenti dell’azienda fornitrice e prevedono lunghi tempi di analisiprogrammazione, sviluppo; anche il minimo ampliamento non può essere svolto in autonomia.

La dematerializzazione 2.0

Creare dei PDF da un documento cartaceo e conservarli in un archivio digitale del File System non è sufficiente! Le informazioni contenute sono comunque statiche, non possono essere modificate, aggiornate, analizzate e rese vive: è solo una immagine statica.
Parliamo di dematerializzazione 2.0 quando la gestione dell’informazione è strutturata e dinamica: il documento elettronico viene immesso nei processi informativi e reso vivo, i dati contenuti sono leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico. La gestione dell’informazione è così efficiente, rapida e produttiva, sia nella comunicazione interna che con gli interlocutori esterni all’organizzazione: la relazione è basata su una miglior qualità, senza attese, smarrimenti, inutili duplicati.

Digital Transformation: nuovo approccio organizzativo

Il focus si sposta dal documento al processo: non basta eliminare la carta!
Oltre ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, si deve porre sempre maggiore attenzione alla standardizzazione delle procedure, più razionali e veloci, tracciabili e analizzabili: ciò garantisce trasparenza e qualità nella gestione dell’informazione, come nessuna attività manuale potrebbe mai fare.

Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.

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Fonte dell’articolo: sito web digital4.biz

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Best practice: come integrare CAD e ERP con il PLM

La comunicazione tra i diversi reparti di una azienda non sono sempre facili, per approcci differenti e per diversi modi di operare all’interno dell’organizzazione. Eppure il processo e il flusso di lavoro tra le aree R&D e progettazione, da una parte, e i reparti produttivi, supply chain e service, dall’altra, dovrebbero essere snelli e immediati. La soluzione è integrare CAD e ERP con il PLM per una condivisione totale.

Non è più possibile pensare che tutte le informazioni tecniche vengano trasferite manualmente tra i diversi sistemi informatici, con notevole dispendio di tempo e risorse umane: perché non indirizzare i propri collaboratori verso attività a maggior valore aggiunto? E l’errore umano dove lo inseriamo?

Il ruolo del PLM Product Lifecycle Management: la base per una collaborazione a prova d’errore

E’ fondamentale accelerare la condivisione dei dati per integrare CAD e ERP con il sistema PLM in uso creando una knowledge base comune.

Tutto ciò si può concretizzare nella implementazione di un sistema PLM Product Lifecycle Management: i progettisti realizzano i disegni CAD, generano i codici articolo, gestiscono le distinte base di produzione e service, scelgono i materiali, il PLM automatizza lo scambio con il sistema ERP già in uso, anche nel caso di modifiche ed aggiornamenti.

I vantaggi?

  • Articoli e codici aziendali sempre aggiornati, con sincronizzazione automatica delle caratteristiche tecniche e progettuali.
  • Distinte base BOM sempre aggiornate, con trasferimento automatico all’ERP e comparazione delle distinte base.
  • Disegni di produzione sempre aggiornati, ad uso della Produzione e della Supply Chain grazie anche alla generazione di formati neutri e alla visualizzazione immediata.

E il flusso inverso?
Per integrare CAD e ERP il flusso dev’essere bidirezionale: gli sviluppatori tecnici devono avere accesso alle informazioni sulle parti acquistate memorizzate nell’ERP e ai diversi componenti di commercio dei vari fornitori, per una gestione razionale dei costi e dei doppioni.

Ma alla fine quale sistema IT prevale?
A prevalere è sicuramente il processo: non è importante dove i dati vengono archiviati, bensì avere sempre e ovunque disponibili i dati del business per poter prendere decisioni veloci e consapevoli.

Perché scegliere PRO.FILE come ponte per integrare CAD e ERP?

La connessione di PRO.FILE con i sistemi ERP permette:

  • scambio bidirezionale di articoli, codici e descrizioni.
  • scambio bidirezionale di Distinte Base Tecniche (Engineering BOM) o di Produzione (Manufacturing BOM).
  • invio al sistema ERP di disegni in formato visualizzabile (es. PDF, Tiff, ecc..) o gli hyperlink ai disegni.
  • visualizzazione direttamente su PRO.FILE dati del sistema ERP come ad esempio prezzi, fornitori, tempi di consegna e giacenze.

Vuoi organizzare la conoscenza aziendale in modo razionale ed efficace? Vuoi migliorare la condivisione della conoscenza e lo scambio di informazioni tra le diverse aree aziendale senza ritardi e con la certezza di mettere a disposizione sempre dati aggiornati in tempo reale?

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trasformazione digitale

L’Industria 4.0: si parte dalla progettazione del prodotto e del servizio

trasformazione digitale

Trasformazione digitale non significa solo cambiare ed evolvere il modo di organizzare la Produzione con l’aiuto delle nuove tecnologie interconnesse, ma riveste un aspetto fondamentale nella fase precedente, la progettazione e ingegnerizzazione del prodotto industriale.

Questa riflessione arriva direttamente dal Prof. Terzi del Politecnico di Milano che, insieme al suo team, ha condotto uno studio nell’ambito del progetto europeo Manutelligence.

Le 4 rivoluzioni progettuali

Per comprendere come si è arrivati sino a questo punto è opportuno analizzare le diverse rivoluzioni progettuali, che si sono succedute nell’ambito della progettazione nel corso degli ultimi decenni:

1. La Prima Rivoluzione Progettuale, la digitalizzazione dei disegni:
dalla progettazione su carta a quella digitale mediante CAD 2D e 3D.

2. La Seconda Rivoluzione Progettuale, la digitalizzazione dei processi:
dall’assieme CAD ai software CAM, CAE e DMU per la simulazione.

3. La Terza Rivoluzione Progettuale, la digitalizzazione della conoscenza:
l’interazione tra progettista e prodotto progettato mediante la realtà virtuale.

4. Stiamo ora vivendo la Quarta Rivoluzione Progettuale, la digitalizzazione della comunicazione:
accesso a dati e informazioni in modo facile e immediato, sempre e ovunque, impensabile sino a pochi anni fa.

Perché serve una soluzione PLM, Product Lifecycle Management

Una parte fondamentale è la scelta del software da utilizzare per la gestione dei dati e delle informazioni raccolte, in modo da garantire che esse siano utilizzabili in modo efficace ed efficiente, anche in un’ottica di miglioramento della progettazione: l’innovazione del prodotto non passa solo attraverso il know how sviluppato in fase progettuale, ma anche grazie alla conoscenza che deriva dall’utilizzo del prodotto e dal servizio correlato al prodotto stesso.

sistemi PLM per la gestione del ciclo di vita del prodotto sono lo strumento indicato per affrontare questa sfida, dalla fase di progettazione fino alle fasi di utilizzo e fine vita, con ancora maggiori potenzialità derivate dalle tecnologie IoT integrate nei prodotti connessi: i progettisti sono chiamati così a non progettare solo un prodotto, ma un connubio prodotto+servizio che fornisca valore aggiunto al cliente e si concretizzi nel processo di servitizzazione, un nuovo modello di Business per l’industria manifatturiera.

Stai cercando una soluzione PLM in grado di supportare le aree Tecniche e di R&D e di integrare tra loro differenti sistemi CAD? Vuoi riprogettare i processi interni all’azienda e monitorare lo stato di avanzamento dei progetti? Scopri le potenzialità di PRO.FILE come Product & Document Lifecycle Management e richiedi una demo presso la tua sede.

Fonte dell’articolo: industriaitaliana.it

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5 step infallibili per gestire l’implementazione di un DMS

Introdurre un sistema di gestione documentale DMS in azienda rappresenta sempre un notevole cambio organizzativo perché avrà di certo un forte impatto nella impostazione e gestione dei processi.

Non si tratta semplicemente di passare dal documento cartaceo a al file digitale, si tratta di un cambio culturale che deve coinvolgere tutte le risorse, dal top management ai lavoratori più operativi. Un nuovo modo per gestire il lavoro quotidiano e condividere la conoscenza per farla diventare un valore aggiunto.

Gli step fondamentali

Ma quali sono i principali step per raggiungere efficacemente l’obiettivo della digital transformation?

1. Focus su esigenze e obiettivi: cosa ci serve?
Come è possibile scegliere le tecnologie e le soluzioni più adatte alla propria organizzazione se non sono chiari fin dall’inizio le esigenze interne e gli obiettivi di business? Passaggio doveroso cui spesso non si presta la dovuta attenzione.

2. Analizzare i processi di business: cosa non ci serve?
Inutile avventurarsi in soluzione complesse, troppo strutturate o che non sono in grado di supportare l’utente nel suo lavoro di tutti i giorni.
Il personale interno è sicuramente il target da coinvolgere per comprendere lo stato as is e per trarre importanti spunti, evidenziare criticità e idee di miglioramento Anche questa è conoscenza, seppur nascosta, che fa parte del valore delle imprese.

3. Definire nuovi processi
Dopo analizzato è la situazione interna, è importante iniziare a classificare la tipologia di documenti che l’organizzazione produce, con relazioni tra i flussi che il documentale dovrà gestire e facilitare: nuovi modi di produrre, attribuire, approvare, condividere e salvare documenti. I nuovi processi dovranno tenere conto delle esigenze di knowledge dell’azienda e dell’infrastruttura IT già esistente.

4. Identificare la soluzione più adeguata alle esigenze
Tradurre obiettivi e necessità aziendali in soluzioni concrete non è facile affatto. Occorre affidarsi a chi è in grado di gestire e presidiare l’intero sviluppo di change management, dalla fase di identificazione dei processi di produzione documentale, passando per quella del supporto e formazione al personale, fino ad arrivare alla fase di assistenza e monitoraggio.

5. Coinvolgere gli utenti, sempre!
La user adoption è l’ingrediente che dà effettivamente vita alla soluzione DMS adottata. Per questo è importante coinvolgere il personale in tutte le fasi in cui il suo contributo possa essere fondamentale: comprensione dei processi, di test del sistema prima della sua piena operatività, sessioni formative specifiche per sfruttare fino in fondo ciò che la soluzione prescelta può offrire. Inoltre, un flusso di comunicazione integrato che accompagni l’azienda in questa fase di cambiamento organizzativo, e che prosegua durante il corso di tutto il progetto.

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Fonte dell’articolo: sito web techeconomy.it

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I sistemi di progettazione CAD 3D richiedono il PLM

La progettazione e lo sviluppo dei nuovi prodotti avviene oramai quasi esclusivamente con sistemi CAD 3D perché molto più performanti e capaci di dare specificità anche sofisticate al progetto.
I modelli che ne derivano, però, sono strutture di dati anche molto complesse che comprendono parti, assiemi e riferimenti con i documenti esterni: tutti questi oggetti devono essere conservati accuratamente per non rischiare di danneggiare i modelli o di perdere riferimenti che potrebbero impedire l’apertura del modello CAD stesso.

E’ possibile gestire e archiviare tutta questa mole di dati solo confidando nella capacità di archiviazione del file system? La risposta è no!

Perché scegliere una soluzione PDM/PLM?

Le soluzioni PDM/PLM consentono di:

  • tenere in ordine e archiviare correttamente i file 3D
  • archiviare in modo univoco e senza ridondanza i dati dell’archivio aziendale
  • gestire in modo corretto e adeguato le modifiche, versioni e revisioni
  • velocizzare i processi di engineering

riducendo quindi anche i costi aziendali.

I vantaggi del PDM/PLM nella gestione dei dati CAD

  • Controllo e monitoraggio dei processi di approvazione e di modifica per garantire la sicurezza dei processi
  • Controllo e monitoraggio delle informazioni correlate ai dati CAD, come i programmi CN, i piani di lavoro e disegni in formato neutro collegati a un modello specifico
  • Tracciabilità delle modifiche attraverso la gestione delle versioni e delle varianti
  • Lavoro in parallelo e simultaneous engineering, con la certezza di intervenire sempre sulla versione più aggiornata

Gli elementi funzionali di PDM/PLM nella gestione dei dati CAD

  • Salvataggio dei dati CAD in una memoria protetta
  • Creazione di versioni e varianti per monitorare e garantire la coerenza di tutti i riferimenti tra modelli CAD
  • Modifica e cancellazione di componenti senza condizionare gli assiemi esterni
  • Supporto per la parametrizzazione e la strutturazione delle famiglie di elementi
  • Liste ˈwhere-usedˈ e distinte base in diversi formati
  • Fornitura di parametri geometrici dal sistema CAD verso i metadati di classificazione del sistema PDM

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trasformazione digitale

Trasformazione digitale: il principale ostacolo è la resistenza al cambiamento

trasformazione digitale

Le difficoltà delle medie imprese europee

Analizzando i risultati di una ricerca commissionata da Ricoh e condotta da Censuswide ad inizio 2017, si evidenzia che tra le medie imprese europee

  • il 95% si attende significativi vantaggi dal processo di digitalizzazione.
  • oltre il 50% ritiene che la trasformazione digitale sia fondamentale per superare alcuni ostacoli alla crescita.

tuttavia

  • il 91% soffre della cosiddetta “sindrome del figlio di mezzo”: ritiene infatti che tale processo -inevitabile- sia molto più difficoltoso per loro rispetto alle grandi aziende (che hanno risorse finanziarie per assumere risorse dotate di competenze specifiche in materia) e alle piccole imprese e start-up che sono più agili, flessibili e aperte a cogliere le nuove opportunità della digitalizzazione.

Nonostante tutto però il 94% di esse ha già implementato software e soluzioni specifici per attuare la digital transformation e per migliorare i processi interni.

I principali ostacoli alla Trasformazione Digitale

Se però ampliamo l’orizzonte alle imprese europee di ogni dimensione e valutiamo una seconda ricerca, commissionata da Cornerstone OnDemand e condotta da IDC sul ruolo delle HR nella trasformazione digitale all’interno delle Aziende, emerge che l’ostacolo principale per la maggior parte di loro è la resistenza delle persone al cambiamento.

Ogni trasformazione, anche digitale, comporta radicali cambiamenti di tipo organizzativo nel modo di intendere il lavoro e non tutti, sia per propria indole personale che per anzianità di servizio, sono pronti o aperti a valutare questo processo come una opportunità: in Italia la resistenza culturale al cambiamento è per il 46% il principale ostacolo alla trasformazione digitale. Il cambiamento deve divenire una accettazione condivisa (e quindi guidata da impegno e motivazione) e non una accettazione passiva.

A seguire, gli altri 4 principali ostacoli sono:

1. Mancanza di vision da parte della leadership: 29%

2. Risorse finanziarie insufficienti: 29%.
Ma se questo fosse solo un alibi?

3. Difficoltà a conservare i migliori talenti: 27%
I sistemi di Human Capital Management sono indispensabili: incentivi e orientamento alle performance sono necessari per trattenere in azienda proprio quelle risorse più innovative in grado di guidare la trasformazione digitale.

4. Mancanza di innovazione interna: 27%
In questo caso occorre guadagnarsi la fiducia di tutte le aree aziendali coinvolgendo sempre di più i dipendenti in questi processi di notevole rilevanza strategica.

Il ruolo delle HR in questo processo

Il ruolo delle HR è fondamentale, se non indispensabile, in simili contesti: non solo far comprendere la portata del cambiamento in atto, ma anche promuovere attivamente il lavoro flessibile che le iniziative IT possono implicare. In Italia l’81% delle aziende intervistate afferma di poter accedere a dati e applicazioni aziendali anche da remoto, mentre solo il 61% riferisce di poter svolgere del tutto o in parte il proprio lavoro mediante smartphone e tablet.
Ecco che la trasformazione digitale non è solo compito del team IT ma anche della funzione HR: le due funzioni, affiancandosi e lavorando a stretto contatto, possono garantire il successo dei progetti di trasformazione digitale all’interno di tutte le altre funzioni aziendali.

Bo Lykkegaard, Associate Vice President di IDC Software and European Enterprise Applications

“La trasformazione digitale è oggi una priorità assoluta per le aziende. Una trasformazione di successo richiede cambiamenti importanti nella gestione, nella formazione e nello sviluppo della forza lavoro. È richiesto, inoltre, un grande sforzo a livello di comunicazione interna, change management e, da parte dei manager di linea, un maggiore riconoscimento del fondamentale ruolo svolto dai responsabili HR in questo processo”.

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Fonti dell’articolo:
sito web cwi.it
sito web cornerstoneondemand.it

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System Engineering e soluzioni PLM

Lo sviluppo dei sistemi meccatronici

La ricerca e lo sviluppo alla base dei sistemi meccatronici sempre più complessi richiedono una collaborazione proattiva e proficua tra i diversi specialisti delle discipline coinvolte: R&D, Pianificazione e Supply Chain, Produzione, Commerciale; questa collaborazione può essere attivata grazie ad un sistema PLM.
Molto spesso durante la fase di progettazione di un nuovo prodotto o la modifica di uno già esistente, non sono ancora state individuate con precisione quali funzioni verranno implementate e con quale tecnologia. Il primo passo è delineare con la massima attenzione e specificità la funzionalità di un prodotto. In questo modo tutti coloro che partecipano al suo sviluppo sono in grado di comprendere cosa c’è da fare, ma soprattutto quale processo seguire in questo percorso per ridurre il time-to-market.

A cosa serve il System Engineering e come si collega al PLM

Questo è il compito del System Engineering. Il System Engineering è la prima fase del Product Lifecycle Management e indirizza anche tutte le fasi successive nel processo di PLM.

Raimund Schlotmann, amministratore di PROCAD, mette in stretta relazione il System Engineering e il PLM Product Lifecycle Management:
“Non ci sono dubbi sul fatto che in futuro il progetto orientato al sistema, indipendentemente dalla sua forma di realizzazione (settore meccanico, elettrico o software), rivestirà un’enorme importanza e rappresenterà inoltre un punto centrale della strategia dell’Industria 4.0”.

Anche la tua azienda progetta prodotti che racchiudono componenti di varia natura (meccanica, elettrica, elettronica)? Stai cercando un PLM che possa gestire tutti questi elementi ed armonizzarli? Affidati a chi ha già gestito progetti PLM specifici in questo settore e contattaci. Scoprirai come la soluzione PRO.FILE può aiutarti a gestire in modo corretto dati, informazioni e processi di prodotti meccatronici.

Per approfondire: sito web PRO.FILE Italia

25.10.17 | Webinar: Non c’è Industria 4.0 senza PLM

La tua azienda ha già compreso la portata innovativa e le opportunità legate all’Industria 4.0? Vorresti investire in nuove soluzioni per la gestione dei dati e delle informazioni, ma non sai da che parte iniziare? E’ necessario il tutto subito oppure è possibile fare un passo alla volta per step successivi? La Quarta Rivoluzione industriale è già iniziata, non rimanere indietro…
Il Webinar serve ad approfondire l’argomento e a dimostrare come con il PLM si possono creare già oggi le basi per la digitalizzazione e come le medio-grandi aziende d’ingegneria meccanica e impiantistica hanno già affrontato le prime tematiche di Industria 4.0.

Contenuti del Webinar – Seminario online gratuito

  • Con il PLM in cammino verso Industria 4.0
  • Che cos’è un Product Data Backbone?
  • Le nostre Best Practice nel percorso della digitalizzazione

Clicca per maggiori informazioni oppure contattaci al numero telefonico 0445 380175.

Richiedi Ora la documentazione del Webinar se non hai potuto partecipare!

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11.10.17 | Webinar: Migrazione da PSP Productstream Professional

Con l’annuncio del ritiro del PDM Autodesk ProductStream Professional (PSP), gli utenti si pongono ora la domanda: come dovrò gestire in futuro i miei dati di prodotto? La migrazione dei dati è d’obbligo, ma come bisogna procedere?

Inoltre chiariremo alcuni dei principali dubbi che accompagnano un progetto di migrazione PDM: durante il passaggio i dati vanno perduti? È possibile pianificare un progetto del genere? Quali procedure vengono modificate in futuro? Quali i criteri da utilizzare per il cambiamento?

Il webinar ci mostra quali criteri seguire di fronte a questo quesito. Al primo posto non vi sono i singoli elementi funzionali; i responsabili discutono piuttosto sul tema “Quale valore aggiunto si possono aspettare oggi le aziende dal PLM?” e come è possibile realizzarlo.

Contenuti del webinar – Seminario online gratuito

  • Dilemma decisionale: la sostituzione di PSP
  • Criteri decisionali rispetto alla soluzione PLM di PRO.FILE
  • È possibile fare una comparazione tra PRO.FILE e PSP ProductStream Professional?
  • Esempi e best practice: come procedere alla sostituzione di PDM?

Non sei riuscito a partecipare all’evento ma ti interessa approfondire l’argomento? Richiedi il podcast dell’evento, è gratuito!

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20.09.17 | Webinar: ROI – Il PLM vale l’investimento?

Come specialisti PDM/PLM spesso ci viene chiesto se le soluzioni PLM siano un investimento che conviene veramente.
E noi vi dimostreremo che ne vale davvero la pena: gli ingegneri e i progettisti impiegano oltre il 30% del loro orario di lavoro a cercare documenti e informazioni, coordinare i compiti e svolgere lavori di routine. I sistemi PLM contribuiscono in modo determinante a ridurre sensibilmente le attività improduttive e a ottimizzare i processi di sviluppo dei prodotti.

Tutte le fasi del ciclo di vita del prodotto beneficiano di questo modo intelligente di lavorare: dallo sviluppo all’organizzazione del lavoro, dalla produzione al servizio e alla manutenzione.

In questo webinar riceverete maggiori informazioni sui vantaggi economici della gestione dei dati di prodotto (PDM) e della gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM).

Contenuti del webinar – Seminario online gratuito

  • Riutilizzo dei componenti e possibilità di evitare doppioni
  • Sincronizzazione automatica dei dati di base
  • Coordinamento dei processi di modifica
  • Automazione dei documenti degli impianti

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