La maggior parte delle relazioni di business in Italia avviene mediante gestione cartacea, ma a quali costi?
Relazionarsi con tutti gli attori del nostro business in modo più efficace ed efficiente è sicuramente un obiettivo da perseguire per ogni azienda perché porta ad una riduzione sensibile dei costi diretti e indiretti e ad un aumento del fatturato. Relazionarsi significa anche gestire in modo organizzato e razionale tutte le informazioni e i servizi (contratti, ordini, spedizioni, fatturazione e pagamenti).
Ma allora perché in Italia la maggior parte di questi rapporti viene gestita su supporto cartaceo? Tonnellate di documenti, stampati, inviati e scambiati a mezzo mail, catalogati, archiviati: a quali costi (materiali, duplicazione, risorse impegnate in attività a basso valore aggiunto, spazio per gli archivi)? E i costi nascosti (margini di errore o perdita, impatto ambientale, procedure di lavoro)?
Da una ricerca dell’Osservatorio Digital innovation del POLIMI si evince che:”Chi lavora quotidianamente con le informazioni spende in media il 20-30% del tempo nel gestire informazioni e documenti che si trovano su supporto cartaceo”
Eppure gli strumenti e la normativa per la dematerializzazione dei documenti non mancano: e allora perché non intraprendere questo processo?
Come dematerializzare un documento?
Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronici, gestirli attraverso soluzioni software dedicate, condividerli in modo rapido e funzionale.
Una volta reso digitale il documento può anche essere inviato in conservazione digitale a norma – come previsto dalla legge italiana – per dare valore legale, fiscale e civile, al pari del documento cartaceo.
La dematerializzazione 2.0
Creare dei PDF da un documento cartaceo e conservarli in un archivio digitale del File System non è sufficiente! Le informazioni contenute sono comunque statiche, non possono essere modificate, aggiornate, analizzate e rese vive: è solo una immagine statica.
Parliamo di dematerializzazione 2.0 quando la gestione dell’informazione è strutturata e dinamica: il documento elettronico viene immesso nei processi informativi e reso vivo, i dati contenuti sono leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico. La gestione dell’informazione è così efficiente, rapida e produttiva, sia nella comunicazione interna che con gli interlocutori esterni all’organizzazione: la relazione è basata su una miglior qualità, senza attese, smarrimenti, inutili duplicati.
Digital Transformation: nuovo approccio organizzativo
Il focus si sposta dal documento al processo: non basta eliminare la carta!
Oltre ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, si deve porre sempre maggiore attenzione alla standardizzazione delle procedure, più razionali e veloci, tracciabili e analizzabili: ciò garantisce trasparenza e qualità nella gestione dell’informazione, come nessuna attività manuale potrebbe mai fare.
Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.
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Fonte dell’articolo: sito web digital4.biz