L’era della dematerializzazione e la rivisitazione dell’utilizzo della carta

Oggetto delle più svariate teorie, alcune delle quali più o meno futuristiche come la società senza contanti, o le fabbriche di robot che prendono il posto degli uomini, la dematerializzazione è uno degli argomenti che stanno diventando sempre più attuali.

Le teorie futuristiche sulla scomparsa della carta

Varie le ipotesi prese in considerazione su questa materia, tra le quali quella dello scienziato dell’informazione anglo-americana Frederick Wilfrid Lancaster, il quale aveva previsto intorno agli anni 70, suscitando molto interesse da parte di media e accademie, che la carta sarebbe totalmente scomparsa entro la fine del diciannovesimo secolo, per poi ritardare le previsioni e posticiparle al 2090.

Una pesante eredità

Allo stato attuale, la larghissima diffusione dei dispositivi digitali, in aggiunta alla grande innovazione denominata Cloud, sembra voler fare il possibile per andare incontro alle previsioni dello scienziato, ma cavalcando il trend attuale, a quanto pare la carta è destinata a farci compagnia ancora per un bel po’, seppur in modo più moderato.

In alcuni e non troppo isolati casi, la predisposizione al passaggio digitale è ancora contenuta. Basti pensare ad esempio ai numerosi lettori appassionati alle letture dei libri “old style”, piuttosto che tribunali o i molteplici uffici pubblici dove i faldoni di carta, per obbligo o per scelta sono ancora una solida e pesante consuetudine.

I punti chiave della dematerializzazione

Sta di fatto però che l’utilizzo della carta è stato senza dubbio rivalutato, grazie anche alle tecnologie sempre più avanzate che supportano ampiamente questa tendenza. La dematerializzazione dei documenti nel settore B2B, grande innovazione che sta portando una migliore organizzazione, maggior sicurezza dei dati ed una perfetta integrazione digitale di tutti gli archivi.
Questo permette una maggior produttività individuale e aziendale. Oltre che un minore impatto ambientale, argomento che desta sempre maggior sensibilità.

L’impresa italiana, al passo con questo importante trend, nel 2017 ha finalizzato il 40% degli investimenti ai processi di digitalizzazione.
Importanti realtà italiane hanno già fatto passi avanti nell’ottica della dematerializzazione, come la Pubblica Amministrazione con la fatturazione elettronica, o il sistema Sanitario con l’introduzione del fascicolo sanitario elettronico, ad oggi attivo in 10 Regioni.

Benché sembri che la carta non voglia abbandonarci, la digitalizzazione sta facendo parecchi passi avanti e anche la sensibilità delle aziende italiane è sempre più ampia.
E la tua azienda come si sta adattando al nuovo trend? Ha già compreso le potenzialità che potrebbero nascere dalla digitalizzazione delle informazioni e dei processi?

Possiamo supportarti con una consulenza dedicata e dimostrarti come una gestione ottimizzata delle informazioni e dei processi può migliorare la qualità del tuo lavoro quotidiano.

Fonte dell’articolo: Repubblica.it

Come prevenire la perdita di conoscenza in azienda

Indipendentemente dal settore in cui si opera, sicuramente nei prossimi 15/20 anni ogni attività lavorativa cambierà in modo radicale. Oltre 10.000 Baby Boomers compiranno 65 anni e la quasi totalità di loro raggiungerà la pensione. Un’intera generazione si ritirerà dal mercato del lavoro e i Millennials diventeranno i membri principali della forza lavoro.
Tutto cambierà, a partire dalla gestione della conoscenza.

Perché la conoscenza è importante?

Per molti anni la metrica principale in azienda è sempre stata il ROI (Return Of Investment), in riferimento al capitale: investo capitale A perché generi qualcos’altro (capitale B) che sia maggiore dell’input iniziale. Diretto, facile da calcolare, utilizzato ai vari livelli dirigenziali.

Il focus tuttavia dovrebbe spostarsi su un’altra risorsa fondamentale e preziosa, il tempo. Gestire la conoscenza in modo efficiente significa domande meno ripetitive, immediato reperimento dei dati necessari e delle informazioni, conoscenza che passa dall’essere conservata nella testa di un’unica persona all’essere resa condivisa e universale all’interno dell’azienda.

Tutto ciò significa risparmiare tempo e investirlo in diversi progetti e nuove idee. Prova per una settimana a registrare ogni volta che ti distrai dal lavoro perché qualcuno che ti pone una domanda che potrebbe essere una conoscenza universalizzata. Sommalo alla fine della settimana e vedrai che il risultato finale ti stupirà: cosa potresti fare impiegando queste ore in altre attività più produttive?

Qual è il costo reale della perdita di conoscenza?

A questo punto ci siamo fatti due idee:

  • la perdita di conoscenza potrebbe essere imminente (Boomers e persone che cercano sfide diverse).
  • la conoscenza è una risorsa fondamentale per un ogni organizzazione.

Ma sappiamo anche che viviamo in un momento in cui “Big Data” e “Analytics” sono termini di business importanti, quindi vogliamo essere sicuri che tutto ciò che stiamo facendo o adottando sia qualcosa che possiamo misurare.

Detto ciò… possiamo dare un valore alla perdita di conoscenza?

Come ha osservato un ricercatore in uno studio condotto da Accenture:
In genere, un dipendente che entra per sostituire un altro dipendente che sta cambiando azienda o sta andando in pensione deve passare il processo di fare tutti gli stessi errori del dipendente precedente

Allo stesso modo, la Sloan School of Management del MIT ha stimato che
“Ai neoassunti sono necessarie 20 o più settimane per iniziare a lavorare al meglio – 26+ settimane per manager e dirigenti – con un costo fino al 2,8% dei ricavi totali”

Rifletti bene: 26 settimane sono, in sostanza, più della metà di un anno lavorativo.
Se ci sono voluti sei mesi per assumere e avviare una persona alla mansione, questo significa che è passato un intero anno senza qualcuno rivestisse un determinato ruolo, un tempo enorme…
E allora? La perdita di conoscenza, in breve, è molto reale.

Come agire e quali strade seguire?

La consapevolezza della perdita di conoscenza è sempre più diffusa:

  • “reducing knowledge loss” su Google ha 185 milioni di ricerche.
  • “knowledge management” ne ha 149 milioni.
  • “knowledge management software” ne ha 87,2 milioni.

Le organizzazioni più illuminate sono alla ricerca di una risposta a questo problema reale prima che sia troppo tardi. Non è affatto facile e non esiste neppure una soluzione univoca, ma esistono vari validi approcci.

Eccone alcuni:

1. Pianificazione del passaggio di consegne
Gli errori possono essere comuni in questa fase. Le persone spesso pensano politicamente anziché strategicamente: ciò può influenzare le promozioni e le sostituzioni di una persona che sta lasciando l’azienda.
Processi di mentoring, percorsi di trasferimento della conoscenza, profonda riflessione per comprendere la differenza fondamentale tra “conoscenza tacita” e “conoscenza esplicita”, sono tutte attività che rendono il processo di sostituzione meno impattante.

2. Pensionamento sfalsato
E’ un aspetto molto controverso: come si fa a chiedere a qualcuno prossimo alla pensione di rimandare questo agognato traguardo e dedicare ancora un po’ di tempo all’azienda che ha bisogno della sua professionalità? Certo un incentivo è fondamentale, ma questo periodo deve davvero essere investito nel maggiore trasferimento della sua conoscenza e nell’identificazione di nuove persone per riempire i ruoli vacanti.
Diversamente non sarà che una perdita di tempo per tutti…

3. Engagement dei dipendenti
Coinvolgere i dipendenti, renderli partecipi alla vita dell’azienda ai diversi livelli, rendere il lavoro “divertente” è fondamentale. Aumentando il coinvolgimento, è possibile aumentare le possibilità che un dipendente rimanga in azienda per lungo tempo (prevenendo così la perdita di conoscenza). La sfida è questa: ‘Impegno’, che significa cose diverse per diversi dipendenti. Per alcuni significa più soldi, per alcuni significa più autonomia, per alcuni significa la possibilità di lavorare con un team differente, per alcuni significa più flessibilità e possibilità di lavorare da casa, e per alcuni significa birra gratis in ufficio. Dipende. E’ necessario investire del tempo nel conoscere i propri dipendenti e sapere cosa li rende “felici e soddisfatti”: così facendo saprai aumentare in modo tangibile i livelli di engagement e fedeltà e ciò impedirà necessariamente la perdita di conoscenza (in generale).

4. Coaching e collaborazione
Questo aspetto è comunque legato al coinvolgimento dei dipendenti, ma l’idea è di cambiare il modo di pensare alle persone: non più come “manager”, ma piuttosto come “coaching”, come allenatori.
Come ha rilevato il Harvard Business Review, la più potente condizione motivante per chiunque al lavoro – che lega fortemente quella persona all’organizzazione – è rendersi conto di fare progressi in qualcosa che ha un significato anche a livello personale e privato. La relazione “manager-dipendente” si basa su ciò che bisogna fare; la relazione “coach-dipendente” implica invece la comprensione e condivisione degli obiettivi da raggiungere ai differenti livelli.

5. La spinta tecnologia
Come per molte sfide aziendali moderne, la tecnologia è una pietra miliare per fornire soluzioni facilmente gestibili e scalabili per evitare la perdita di conoscenza.
In passato, le aziende hanno dovuto affidarsi al mentoring diretto come metodo principale per trasferimento di conoscenza durante il passaggio di consegne tra dipendenti. La tecnologia non pretende di divenirne un sostituto, ma può essere un potente additivo perché rimuove molti dei vincoli diretti, come l’interazione persona-persona.

Le nostre soluzioni di gestione dell’informazione sono dedicate a fornire il necessario supporto tecnologico: cattura e trasferimento della conoscenza, domande e risposte, idee e gestione dei processi. Una piattaforma in cui far risiedere tutta la conoscenza affinché sia pienamente accessibile a tutti, team di progetto o intere organizzazioni.

Collega i tuoi dipendenti con la conoscenza di cui hanno bisogno per avere successo nella loro attività quotidiana, e quando un dipendente se ne va, la sua conoscenza rimarrà come patrimonio per i presenti e i futuri dipendenti per continuare a sfruttarla e valorizzarla.

Affidati a chi ha già gestito progetti specifici nell’ambito della gestione e della condivisione della conoscenza e del know-how aziendale e contattaci.

Fonte dell’articolo: sito web answerub.com

System Engineering e soluzioni PLM

Lo sviluppo dei sistemi meccatronici

La ricerca e lo sviluppo alla base dei sistemi meccatronici sempre più complessi richiedono una collaborazione proattiva e proficua tra i diversi specialisti delle discipline coinvolte: R&D, Pianificazione e Supply Chain, Produzione, Commerciale; questa collaborazione può essere attivata grazie ad un sistema PLM.
Molto spesso durante la fase di progettazione di un nuovo prodotto o la modifica di uno già esistente, non sono ancora state individuate con precisione quali funzioni verranno implementate e con quale tecnologia. Il primo passo è delineare con la massima attenzione e specificità la funzionalità di un prodotto. In questo modo tutti coloro che partecipano al suo sviluppo sono in grado di comprendere cosa c’è da fare, ma soprattutto quale processo seguire in questo percorso per ridurre il time-to-market.

A cosa serve il System Engineering e come si collega al PLM

Questo è il compito del System Engineering. Il System Engineering è la prima fase del Product Lifecycle Management e indirizza anche tutte le fasi successive nel processo di PLM.

Raimund Schlotmann, amministratore di PROCAD, mette in stretta relazione il System Engineering e il PLM Product Lifecycle Management:
“Non ci sono dubbi sul fatto che in futuro il progetto orientato al sistema, indipendentemente dalla sua forma di realizzazione (settore meccanico, elettrico o software), rivestirà un’enorme importanza e rappresenterà inoltre un punto centrale della strategia dell’Industria 4.0”.

Anche la tua azienda progetta prodotti che racchiudono componenti di varia natura (meccanica, elettrica, elettronica)? Stai cercando un PLM che possa gestire tutti questi elementi ed armonizzarli? Affidati a chi ha già gestito progetti PLM specifici in questo settore e contattaci. Scoprirai come la soluzione PRO.FILE può aiutarti a gestire in modo corretto dati, informazioni e processi di prodotti meccatronici.

Per approfondire: sito web PRO.FILE Italia